Primair, secundair, tactisch en operationeel

Allereerst wordt er een verschil gemaakt tussen zaken die voor het primaire proces worden ingekocht, denk bijvoorbeeld aan goederen en diensten voor de productie of ICT, en zaken die secundair zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld de handdoekjes in de toiletten, potloden of papier. In dienstverlenende organisaties en bij de overheid wordt dit ook vaak facilitaire inkoop genoemd.

Uit bovenstaande afbeelding, naar Van Weele (1984), blijkt goed het verschil tussen tactische en operationele inkoop. Voor operationele inkoop wordt er al een contract met een leverancier geacht te zijn, terwijl tactische inkoop zich vooral bezighoudt met het vinden en contracteren van een geschikte leverancier (of meerdere). In de praktijk kunnen deze twee ook prima in elkaar overlopen, waarbij een specifieke dienst of product van een leverancier na het contracteren ook meteen wordt besteld en geïmplementeerd. Met name in het ICT-domein komt dit veel voor.

Purchasing, supply management, sourcing, buying, procurement

Aangezien het vakgebied van inkoop zijn oorsprong vindt in Engelstalige gebieden, zijn er ook diverse Engelse begrippen die worden gebruikt. Purchasing en supply management worden door elkaar gebruikt en komen overeen met de Nederlandse term inkoop. De Engelse term sourcing, afgeleid van source (bron), sluit goed aan bij de tactische inkoop, waarbij immers ook gezocht wordt naar de beste bron voor het vervullen van de behoefte die er leeft. Buying heeft eigenlijk geen sluitende Nederlandse vertaling, maar wordt in de praktijk vaak gebruikt voor de meer commerciële stappen in het inkoopproces, vanaf het contracteren (soms selecteren). Daarmee gaat buying dus niet over het specificeren (en selecteren), waardoor de invloed op kwaliteit en prijsniveau over het algemeen minder is. Procurement, tenslotte, is de meest uitgebreide definitie en begint eigenlijk al met het vaststellen van de behoefte aan klantzijde en loopt door tot de afhandeling van activiteiten als ontvangst, voorraadbeheer, transportdocumenten en warehousemanagement.

itmgr: specialist in sourcing-vraagstukken

Al geruime tijd houden we ons veelvuldig bezig met sourcing-vraagstukken binnen het ICT-domein. Door de vele inkoopprojecten die we hebben mogen uitvoeren, hebben we een goed overzicht van aspecten die belangrijk zijn binnen tactische inkoop en waar we vaak meerwaarde kunnen leveren aan opdrachtgevers. Denk bijvoorbeeld aan:

• Beoordelen inkoopvolume: analyseren wat er periodiek wordt ingekocht, bij welke leveranciers, tegen welke prijsniveaus en met welke aanvullende condities.
• Beoordelen leveringsbronnen: wie levert wat, niet alleen met betrekking tot externe toeleveranciers, maar mogelijk ook wat er van binnen de organisatie komt.
• Ontwikkelen strategie: hoe tot een situatie te komen waarin de leveringen op continue basis te garanderen zijn, tegen minimale kosten en risico’s.
• Identificeren en selecteren: wat zijn de meest geschikte partijen om te voldoen aan de behoefte die er binnen de organisatie leeft en hoe krijgen we die aan boord.
• Contracteren: het vastleggen van de gemaakte afspraken, niet alleen over prijs, maar ook informatieveiligheid, kwaliteit, servicelevels, etc. Daarnaast zorgen dat de contracten ook binnen de organisatie geïmplementeerd worden op de juiste manier.
• Up-to-date houden: relevante en juiste kennis over markten, leveranciers, oplossingen en leveranciersprestaties.

Wil jij meer weten over inkoop of hoe we jouw organisatie een volgende stap kunnen laten zetten naar inkoopvolwassenheid? Schroom niet om contact op te nemen.

Binnenkort een antwoord op de vraag wat nou precies het verschil is tussen het inkoopproces en de inkoopfunctie.

Leveranciersmanagement

In de afgelopen jaren zagen we al een verschuiving waarbij bedrijven steeds meer, waaronder veel ICT-diensten, door externe leveranciers laten vervullen in plaats van dit zelf te doen. Hierdoor verschuift de focus binnen organisaties naar het voeren van regie over deze externe leveranciers, het begrip leveranciersmanagement wordt steeds belangrijker. Als één ding zeker is in externe leveranciersrelaties, is dat er veel onzeker is. Prijzen schommelen, dienstverlening wordt ingeperkt of uitgebreider, risico’s veranderen, processen veranderen en ook prestaties wisselen. Kortom, het is belangrijk om de leverancier (en de relatie) zo goed mogelijk te managen en zoveel als mogelijk uit het contract te halen.

Alles begint daarbij natuurlijk met inzicht: welke leveranciers zijn er, hoeveel bestellen we hier, voor welk percentage van de totale spend zijn zij verantwoordelijk? Vervolgens kunnen ze gecategoriseerd worden, niet alleen om te kijken hoe belangrijk deze leverancier voor ons is, maar ook andersom. Hiervoor zijn ruim voldoende modellen beschikbaar (denk aan Kraljic of Dupont). Om tot leveranciersmanagement te komen, komt het vervolgens aan op (1) het optimaliseren (of in geval van nieuwe contracten, het aangaan) van contracten. Belangrijk hierbij is het specificeren van wat minimaal nodig is en welke resultaten bereikt moeten worden. (2) Deze contracten zullen vervolgens gemeten dienen te worden, in termen van key performance indicators. (3) De juiste mensen dienen betrokken te worden bij het proces, hoe gaat communicatie verlopen, welke escalaties niveau’s zijn er, etc. (4) Het proces kan nu geïmplementeerd worden, het contract getekend (of opnieuw getekend) de leveringen kan starten (of hervat worden),

Optimaliseren van processen

Uiteraard zijn er tal van manieren om processen te verbeteren. Over het algemeen zijn organisaties prima in staat om zelf het laaghangend fruit te plukken en een aantal structurele verbeteringen door te voeren. Met name door initiatieven als de ideeënbus, creatieve bedrijfsuitjes, brainstorms, klantenfeedback of denktanks. Echter, de echte kracht van procesoptimalisatie zit in het continue verbeteren van processen, in plaats van het eenmalig plukken van dat laaghangende fruit.

Wie over continu verbeteren nadenkt, komt al snel in de wereld van Kaizen, Toyota, Lean en Six Sigma. Grote gemene deler van al deze kaders is het feit dat er altijd ruimte is voor verbetering. Maar hoe kunnen we deze kaders laten versmelten met het DNA van de organisatie? Het antwoord is nog niet gemakkelijk, maar duidelijk is dat de eerste stappen gezet moeten worden bij het kennismaken met het gedachtegoed. Organiseer dus een Kaizen-dag, een demodag met bouwsteentjes, een Leancursus of iets soortgelijks. Zorg ervoor dat medewerkers bekend worden met het gedachtegoed en gestimuleerd worden om dit gedachtegoed te omarmen en actief deel te nemen.

Alignment tussen inkoop en de business en strategie

Inkoop kan nog zo goed haar best doen, maar als de bedrijfsdoelstellingen en strategische doelen niet helder zijn, kan er nooit sprake zijn van optimaal toegevoegde waarde. Uiteraard start het met de strategische doelen van de organisatie en kunnen deze vervolgens worden vertaald naar de inkooporganisatie. Ook hier geldt dat er verschillende wegen zijn om naar Rome te komen, waarvan er eentje de OGSM-methode (objective, goals, strategies, measures) is. Centraal hierbij staat de vastgestelde meerjaren-strategie van de organisatie. Deze kan vervolgens vertaald worden naar jaarplannen voor de onderliggende organisatieonderdelen. Hierdoor draagt elk organisatieonderdeel, met het behalen van haar specifieke doelstellingen, automatisch bij aan de meerjaren-strategie. De methode is even simpel als doeltreffend:

• Maak gebruik van (of bepaal) de Objective, de strategische doelstellingen voor de komende drie tot vijf jaar.
• Maak de Objective meetbaar door een aantal Goals op te stellen.
• Bepaal hoe de Goals gehaald kunnen worden, door per Goal een Strategie op te stellen.
• Bedenk een aantal KPI’s die gezamenlijk aangeven in hoeverre de Strategie gehaald zal worden.
• Prioriteer: bepaal welke Goals dit jaar gehaald moeten worden en welke volgend jaar aan de beurt komen.

Meer informatie

Uiteraard is dit slechts een beknopte uitwerking van de drie belangrijkste inkooptrends voor 2019. Het gehele onderzoek en de resultaten zijn terug te vinden via deze link. Wil je verder praten over jouw inkooporganisatie, of hoe je een van deze onderwerpen moet aanvliegen? Neem dat contact op met Durk Boersma, inkoopadviseur bij itmgr.

Wie overweegt zijn IT op weloverwogen wijze via Clouddiensten af te nemen, waant zich vaak in een doolhof van complexe werkelijkheden en tegenstrijdige meningen. Aan de hand van vijf stellingen introduceren Durk Boersma en Walter van Holst een routekaart om de weg te vinden.

In de praktijk neemt bijna iedere organisatie Clouddiensten af, of dat nu beleid is of niet. En dan zijn er enerzijds veel kritische geluiden over beveiliging en privacy in de cloud, zeker sinds de Snowden-onthullingen. Anderzijds bezweren leveranciers, en al helemaal hun resellerkanalen, dat er niets aan de hand is en dat de cloud alle problemen als sneeuw voor de zon doet verdwijnen. In dit artikel een aantal aandachtspunten die kunnen helpen als routekaart in het doolhof van Clouddiensten.

1) Informatiebeveiliging in de Cloud vereist serieuze managementaandacht

Of we nu wel of niet voor Clouddiensten kiezen, vrijwel geen enkele organisatie heeft de beveiliging werkelijk op orde. Dat wil zeggen, bijna geen enkele organisatie heeft de informatiebeveiliging op een niveau dat wenselijk is. Iedere discussie over ‘meer’ of ‘minder’ is lastig. De onderliggende vraag ‘veilig voor wat?’ kent vaak verschillende antwoorden, maar wordt slechts zelden gesteld. Het dreigingsbeeld voor de salarisadministratie van een kaasgroothandel is nu eenmaal anders dan die van een nieuwsorganisatie die onderzoekjournalistiek naar corruptie in Oost-Europa bedrijft. Waarbij de externe salarisadministrateur van bovengenoemde nieuwsorganisatie misschien een veel sappiger doelwit is dan hij zich realiseert. De hamvragen blijven: doe ik het nu goed genoeg voor mijn organisatie en maak ik de situatie slechter of beter met een Cloudprovider? En wegen de kosten voor het intern verbeteren van de situatie op tegen de overstap naar een externe leverancier? Vergeet daarbij niet dat een externe leverancier ook aandacht en sturing nodig heeft. Bij een grote leverancier, die vaak goedkoper zijn diensten aanbiedt, leert de praktijk dat dit praktisch onhaalbaar is. Daarnaast moet de vraagkant uiteindelijk nog steeds kunnen blijven beoordelen of de geleverde kwaliteit, inclusief beveiliging, wel voldoende is. En om het nog ingewikkelder te maken, die hele grote, moeilijk aan te sturen leveranciers, zijn door hun schaalgrootte juist het beste in staat om de ernstigste bedreigingen het hoofd te bieden. Want over het algemeen is het met de informatiebeveiliging, zeker bij organisaties waar IT niet als een kernactiviteit wordt gezien, droevig gesteld. In die zin kan zelfs een overstap naar een publieke cloudomgeving al een wezenlijke verbetering opleveren.

2) Zonder vergaande transparantie van Cloudleveranciers geen AVG-compliance

Voor traditionele nutsvoorzieningen maakt het doorgaans weinig uit wie de leverancier van je leverancier is. Dus of onze elektriciteit nu uit een Deens windpark, Duitse bruinkoolcentrale of een Noorse waterkrachtcentrale komt, zolang maar de juiste spanning, frequentie en vermogen worden aangeboden. De belofte van clouddiensten is dat we met name infrastructuur als een nutsvoorziening kunnen gaan beschouwen. In de praktijk kan deze belofte echter nog lang niet worden waargemaakt. Waar het voor de stroom niet uitmaakt uit welk land deze komt, maakt het wel degelijk uit waar (persoons) gegevens verwerkt worden én dat de afnemer daarover geïnformeerd is. Zozeer zelfs dat dit in de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), die per 25 mei 2018 ingaat, tot een wettelijk vereiste is verheven. Ongeacht de locatie van de gegevens, moet de afnemer weten welke (onder) aannemers er betrokken zijn bij de gegevensverwerking. Verder moet de afnemer daar mee ingestemd hebben óf in staat zijn bezwaar te maken.

De gedachte is dat de verantwoordelijke voor de (persoons)gegevensverwerking blijvend in staat moet zijn om controle uit te oefenen, ook als de feitelijke verwerking door (cloud)dienstverleners plaatsvindt. En dat die in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte plaats moet vinden, al zijn er uitzonderingssituaties. Het bovenstaande zou een open deur moeten zijn, maar is dat in de praktijk vaak niet. Zeker bij (mobiele) applicaties op basis van PaaS-platforms (bijvoorbeeld Heroku) komt het voor dat leveranciers zichzelf het recht voorbehouden om van bouwstenen te veranderen zonder de klant hiervan te verwittigen. Leveranciers zien dit soms zelfs als een deugd, want ontwikkelaars moeten vrij zijn de beste middelen te kiezen. Buiten technische aspecten, vragen zij zich zelden af of andere aspecten meespelen. Het cowboygedrag is niet verdwenen uit de IT, het is alleen verschoven naar andere toepassingsgebieden. De oplossing is even simpel als doeltreffend: vooraf vragen stellen over dit onderwerp, dit contractueel vastleggen én naleving handhaven.

3) Vendor lock-in is een levensgroot gevaar

Bij sourcing van clouddiensten is sprake van een meer ingrijpende relatie tussen afnemer en leverancier. Beheer en ondersteuning liggen veelal in handen van de leverancier, wat zorgt voor afhankelijkheid. Als de relatie om wat voor reden dan ook beëindigd moet worden ontstaat automatisch de vraag hoe men toegang tot de eigen data waarborgt. Hosting wordt immers per definitie door de leverancier uitgevoerd. Tweede belangrijke vraag, zeker bij meer complexe SaaS-oplossingen, hoe men de inrichtingskeuzes goed gedocumenteerd terugkrijgt. Vaak wordt onderschat hoezeer sommige SaaS-oplossingen nog blokkendozen zijn die flink wat aanvullende inrichting vergen. Of, wat ook veel voorkomt, dat een SaaS-oplossing voor de eindgebruiker wel een naadloos ogende oplossing is, maar onder de motorkap een aantal aan elkaar geknoopte eilandjes zijn. In dat geval zijn geëxporteerde datasets geen samenhangend geheel, maar losse datasets met al dan niet gedocumenteerde onderlinge relaties. Vendor lock-in is niet nieuw, maar de pijn die het veroorzaakt wordt veel meer acuut bij clouddiensten.

4) Flexibiliteit is niet gegarandeerd

Veelgehoorde argumenten voor clouddiensten zijn flexibiliteit en schaalbaarheid. Zeker bij Infrastructureas-a-Service en Platform-as-a-Service zijn dit ijzersterke verkoopargumenten, maar ook bij Software-as-a-Service is een betaal-naar-verbruik-argument zeker niet te versmaden. Al helemaal als de dienst wordt aangeboden op basis van een verrekenmodel dat correspondeert met dat van de eigen organisatie. In onderwijsland bijvoorbeeld zijn SaaS-oplossingen die afrekenen op leerlingaantallen behoorlijk populair, mede doordat zij zelf primair op basis van die aantallen gefinancierd worden. En de basisfunctionaliteit is vaak ook nog behoorlijk scherp geprijsd. Minder scherp geprijsd zijn de extra modules, want dan is de klant al binnen. Het feitelijke gebruik van clouddiensten is vaak veel constanter dan de voorgespiegelde flexibiliteit doet vermoeden. Hier schuilt een verborgen kostenpost. Of een extra winstmarge voor de leverancier, om de zonzijde voor die kant niet over het hoofd te zien. Een andere vorm van flexibiliteit is meer kwalitatief. Hoe makkelijk is het om de oplossing aan de (veranderende) organisatievereisten aan te passen, bijvoorbeeld voor nieuwe koppelingen?

De noodzaak hiervoor speelt vooral bij SaaS en daar is het beeld wisselend. Enerzijds zijn er de ‘legodoos’-achtige oplossingen, zoals SalesForce, waar relatief veel mogelijk is. Anderzijds zijn er SaaS-oplossingen waar weinig aan te configureren valt. Vooral bij deze laatste categorie worden koppelingen met legacy-systemen echt niet bijgehouden als de SaaS-oplossing een technologische vernieuwing ondergaat. En dan moet je wel overgaan op iets nieuws of de investering in de overgang naar de SaaS-oplossing vroegtijdig afschrijven en weer een (mogelijk pijnlijk) implementatietraject ingaan. Dit speelt overigens niet uitsluitend bij SaaS, al komt het daar relatief scherper tot uiting. Wie bijvoorbeeld naar een hogere graad van versleuteling over wil stappen bij IaaS, omdat het dreigingsbeeld is veranderd, zal niet zelden met meerkosten geconfronteerd worden. Of zelfs met een botte weigering van de leverancier, omdat die nu eenmaal baat heeft bij een homogeen dienstenaanbod, en dus niet van zijn concept wil afwijken. En dan moet men maar hopen dat de flexibiliteit zich ook geuit heeft in korte contractstermijnen. De praktijk leert dat dit nog niet zo gangbaar is.

5) Cloudsourcing biedt voordelen, maar…

Concluderend kan vooral gesteld worden dat clouddiensten enorme voordelen kunnen hebben. Ook op het gebied van beveiliging. Maar, de vendor lock-in kan ertoe leiden dat die voordelen niet volop benut worden. Daarnaast is de belangrijkste drijfveer voor veel cloudtrajecten, de hoop dat IT minder managementaandacht zal vergen, een verkeerde drijfveer. Wat de flexibiliteit betreft: breng vooral de basisbehoeften van de organisatie in kaart en vergelijk die met het deel dat fluctueert. Dan kan best eens blijken dat de behoefte aan flexibiliteit niet zo groot is als gedacht. En vraag vooral ook door naar de (technologische) groeipaden van de leverancier en maak daar zo nodig afspraken over, zodat dit op een beheersbare wijze plaats kan vinden.

Meer informatie

Wilt u weten wat de cloud of cloudsourcing voor uw organisatie kan betekenen? Of gewoon eens bijpraten over de nieuwe ontwikkelingen binnen de cloudmarkt? Of bent u al een stap verder en wilt u gaan specificeren en inkopen? Een afspraak voor een kop koffie is snel gemaakt!

In het begin van de twintigste eeuw bleven gloeilampen gemiddeld 2500 uur branden, met als uitzondering op de regel een gloeilamp in een brandweerkazerne in Livermore (VS) die al 105 jaar achtereen brandt. Vandaag de dag is de gemiddelde brandduur van een lamp nog maar 1000 uur. Er wordt gezegd dat er rond 1924 een geheim kartel werd gevormd, met als doel om de levensduur van een gloeilamp terug te brengen naar 1000 uur. Immers, als alle lampen 105 jaar zouden branden, zouden er maar weinig nieuw lampen verkocht worden. De conclusie van Rau: “bedrijven maken producten die moedwillig stuk gaan. Nieuw is eigenlijk nog net niet stuk.” In de ICT herkennen we dit fenomeen ook, kijk bijvoorbeeld naar de geruchtenstroom rondom Apple en batterijduur van de iPhones na iOS-updates.

Mijn interesse wordt nog groter wanneer Rau begint te vertellen over een architectuurklus bij een grote luchthaven, waarbij hij zich onder andere bezig heeft gehouden met de verlichting. Voor deze verlichting gaat hij in gesprek met een grote lampenfabrikant, waarbij hij zegt: “ik wil licht van jullie kopen”. De lampenfabrikant gaat erover nadenken, en komt met de volgende oplossing: als de verlichting 15 jaar mee moet gaan, en de gemiddelde lamp gaat 6 jaar mee, dan moet je 2,5 lamp per armatuur kopen. Met name die halve lamp is minder handig, dus de lampenfabrikant wordt met huiswerk teruggestuurd. Uiteindelijk komen ze terug met een lamp die wel 15 jaar mee gaat. Met andere woorden, wanneer de consequenties van het product niet meer bij de klant maar bij de leverancier liggen, wordt er ineens anders (wellicht zelfs beter) over nagedacht.

Maar Rau maakt het nog mooier: “Ik heb laatst gehoord dat je stroom nodig hebt om licht te maken. Voor mijn part maak je een lamp die op witte wijn of rode wijn loopt, maar stel dat je stroom nodig hebt om licht te leveren, de rekening is voor jou en niet voor mij.” De leverancier moet zijn gehele verdienmodel en prijsmodel omgooien, maar komt uit eindelijk met een oplossing. In feite koopt Rau hiermee voor de luchthaven licht ‘as-a-service’, een begrip dat we in de ICT maar al te goed kennen.

Een tweede, ook weer mooi aansluitend voorbeeld komt uit de verbouwing van het hoofdkantoor van een nutsbedrijf. Door hergebruik van bestaande panden is Rau op zoek naar een leverancier voor een stalen dakconstructie. De opdracht voor de levering van de stalen dakconstructie wordt vervolgens Europees aanbesteed (ook dit kennen we maar al te goed in de ICT). Hier geldt echter dezelfde contradictie, staalproducenten willen juist graag zoveel mogelijk staal verkopen, terwijl het nutsbedrijf liever weinig staal koopt en de kosten laag houdt. Uiteindelijk wordt de oplossing gevonden bij een producent van achtbanen voor kermissen, want die snappen dat minder staal beter is!

Hoewel de bovenstaande verhalen mooie, op zichzelf staande anekdotes lijken, vallen er wel degelijk lessen uit te trekken die we in de ICT kunnen gebruiken:

• Leveranciers hebben producteigenschappen, verkoopstrategie en prijsmodellen op elkaar afgestemd; deze hoeven niet altijd overeen te komen met de belangen van afnemers;
• Door de consequenties van bovenstaande mismatch niet het probleem van de afnemer te laten zijn, maar van de leverancier, wordt er anders (en vaak zelfs beter) over nagedacht;
• Verdienmodellen van leveranciers kunnen soms tegengesteld zijn aan de doelstellingen van een klant; enige vorm van creativiteit bij het vormgeven van de inkoopopdracht is dus noodzakelijk, en komt waarschijnlijk de uiteindelijke samenwerking ten goede!

Wilt u weten welke mogelijkheden er in de ICT zijn om de consequenties van oplossingen bij de leverancier neer te leggen? Of hoe deze op een goede manier te contracteren zijn? Of bent u benieuwd naar hoe creativiteit toegevoegd kan worden aan een naar zijn aard rechtlijnige Europese Aanbesteding? Wij zijn graag bereid om mee te denken, een afspraak voor een kop koffie met Durk Boersma is snel gemaakt!

Eindgebruikers

Laten we eerlijk zijn, de meeste eindgebruikers zullen een eventuele upgrade naar Windows 10 op de standaard manier uitvoeren (next, next, next, finish). In een organisatie waar medewerkers hun eigen apparatuur mee mogen nemen naar de werkvloer (BYOD), kan dit nogal verstrekkende gevolgen hebben. Want niet alleen het besturingssysteem is drastisch vernieuwd, Microsoft introduceerde een week na de lancering van Windows 10 ook de nieuwe ‘terms and policies’. Het resultaat is een 45 pagina’s tellend document waarin Microsoft zich ongeveer ieder recht toekent om data van en over Windows 10 gebruikers te gebruiken voor meer toegespitste reclame of om door te verkopen aan derden, waarop hooguit een opt-out mogelijk is. En zoals gezegd: veel gebruikers zullen geen gebruik maken van een opt-out. Een greep uit de ‘standaard’-instellingen die (mogelijk) impact heeft op de informatiebeveiliging van bedrijfsnetwerken waarop computers met de gratis versie van Windows 10 worden gebruikt:

• Iedere gebruiker krijgt een unieke ‘advertising ID’. Daarmee wordt informatie van gebruikers (tot op de persoon herleidbaar) beschikbaar voor Microsoft, app ontwikkelaars en adverteerders.
• Van gebruikers die inloggen met een Microsoft-account worden allerhande instellingen gedeeld met Microsoft. Denk bijvoorbeeld aan browsergeschiedenis, favorieten, openstaande websites en gebruikersnaam/wachtwoord-combinaties voor apps, websites, mobiele hotspots en wifi-netwerken.
• Om gebruik te kunnen maken van de nieuwe persoonlijke assistent, Cortana (het antwoord van Microsoft op Siri van Apple), worden nog een aantal aanvullende zaken door Microsoft verzameld: locatiegegevens, data uit de agenda, de apps die gebruikt worden, data uit e-mails en tekstberichten, telefoongesprekken, adresboek en frequentie van contact.
• Als klap op de vuurpijl waarschuwt Microsoft zelf voor het feit dat ze ook ‘speech data’ analyseren. Met andere woorden, vertaald vanuit de terms, “we analyseren spraakgegevens, maar ook namen en bijnamen, recente agenda-afspraken, namen van mensen met wie die afspraken zijn en informatie over jouw contacten, inclusief namen en bijnamen”.
• Wanneer het apparaat gebruik maakt van encryptie (versleuteling), zal Windows 10 automatisch de schijf waarop het besturingssysteem staat versleutelen en een herstelsleutel aanmaken. Deze wordt automatisch opgeslagen in het OneDrive-account van de gebruiker.

Maar er is hoop…

Gelukkig zijn de standaardinstellingen na de standaardinstallatie te wijzigen, of kunnen gebruikers kiezen voor een installatie waarbij ze zelf opties kunnen aan en uit zetten. Verschillende artikelen op internet, waaronder bij ArsTechnica en de Consumentenbond, geven goede uitleg hoe bepaalde opties te herstellen of deactiveren zijn. Voor de gemiddelde consument zullen de gevolgen van een Windows 10 upgrade wellicht nog te overzien zijn, zeker met behulp van een aantal goede artikelen op internet. Maar wat gebeurt er als uw medewerkers met hun geüpgradede Windows 10 apparaten de organisatie binnenkomen? Allerhande gegevens die eerst alleen binnen uw organisatie voorhanden waren, liggen nu ineens ook bij Microsoft. Voor sommige van die gegevens is dat wellicht niet erg, voor andere data is dat absoluut niet wenselijk.

Niet te stoppen, maar pas op!

Het was natuurlijk al niet mogelijk om BYOD binnen een organisatie in te voeren zonder goede afspraken, en met de komst van Windows 10 wordt dat niet minder. Probleem is dat de stelling verdedigbaar is dat wenselijke afspraken in de context van Windows 10 bijna zeker niet nageleefd worden door de gebruikers, omdat zij er zich veelal niet van bewust zullen zijn dat Windows 10 zich zo gedraagt, laat staan wat de consequenties daarvan zien. Hoewel een aantal bovengenoemde verschijnselen niet totaal nieuw zijn (Cortana – Siri, OneDrive – iCloud, etc.) vormt het automatisch delen van wachtwoorden van bijvoorbeeld wifi-hotspots en mobiele hotspots een behoorlijk risico. Het wordt zo bijna onmogelijk om een verantwoorde BYOD-praktijk te hebben zonder bijvoorbeeld de betaalde versie van Windows 10 (waar dit soort opties veelal standaard uitstaan) aan medewerkers te geven.

Meer informatie

Meer weten over dit onderwerp of kijken hoe het in uw organisatie past? Neem gerust contact op!

Dit was de bedoeling

Een van de belangrijkste doelstellingen van de nieuwe Aanbestedingswet, is het verbeteren van de toegang voor MKB-bedrijven. In de praktijk bleek dat er belemmeringen waren voor MKB-bedrijven om succesvol deel te nemen aan Europese aanbestedingen, waaronder omvangrijke opdrachten, disproportionele of onduidelijke geschiktheidseisen, hoge administratieve lasten, langdurige raamcontracten en gebrek aan kennis over aanbesteden. Volgens de grondbeginselen van het aanbesteden (non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit), mag de overheid geen enkele organisatie voortrekken of uitsluiten, dus ook geen MKB-bedrijven. De oplossing om MKB-bedrijven meer kansen te bieden in de markt, werd gezocht in het verbod op onnodig samenvoegen, het verplicht opdelen in percelen en Gids Proportionaliteit (GP).

Het onderzoek

Hoewel het verbeteren van de toegang voor MKB-bedrijven een belangrijke drijfveer voor de wijzigingen in de Aanbestedingswet is geweest, en derhalve ook een belangrijk onderdeel van het evaluatieonderzoek, is het onderzoek in een breder kader uitgevoerd. In dat voetlicht is het interessant om ook te kijken naar:

• de effecten op het uniformeren van de aanbestedingspraktijk;
• de effecten op het proportioneel aanbesteden; en
• de mogelijkheden die geboden worden voor duurzaamheid en innovatie.

Uniformeren van de aanbestedingspraktijk:

De ambitie om met de nieuwe Aanbestedingswet bij te dragen aan de uniformiteit van de aanbestedingspraktijk lijkt bereikt, mede doordat de ARW en Gids Proportionaliteit in de praktijk een belangrijke bijdrage leveren. Voorts blijkt uit het onderzoek dat het gebruik van de uniforme eigenverklaring is toegenomen en lijken aanbestedende diensten hun onderhandse procedures steeds meer analoog aan nationale en Europese procedures in te richten. Ondernemers oordelen verhoudingsgewijs positief over de door aanbestedende diensten gehanteerde stappen en termijnen in aanbestedingsprocedures.

Proportioneel aanbesteden:

Met betrekking tot proportionaliteit zijn de positieve effecten zichtbaar, maar is er ook nog een weg te gaan. Aanbestedende diensten maken sinds de nieuwe Aanbestedingswet minder gebruik van eisen m.b.t. financiële en economische draagkracht en het vergoeden van inschrijfkosten en meer gebruik van uniforme eigenverklaringen en technische- en beroepsbekwaamheidseisen. Saillant detail: aanbestedende diensten oordelen aanzienlijk positiever over de toegang van MKB-bedrijven dan ondernemers zelf.

Duurzaamheid en innovatie:

De voordelen op het gebied van duurzaamheid en innovatie lijken aanwezig, zij het slechts ten dele. Er is een significante toename in het gebruik van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) als gunningssystematiek. Bij deze gunningssystematiek worden naast prijs ook andere aspecten (bijv. projectplanning, kwaliteit, competenties, bekwaamheid en milieukenmerken) meegewogen in het eindoordeel. Maar in de praktijk ligt de nadruk veelal nog steeds op prijs. De begrippen duurzaamheid en innovatie worden daarnaast nog maar weinig toegepast binnen EMVI. Wel is er een trend zichtbaar in de mate waarin aanbesteden diensten functioneel specificeren, mogelijk (deels) te verklaren door de opkomende Best Value Procurement (BVP) beweging.

H3>Toegang voor MKB-bedrijven:

In 2014 is ongeveer twee op de drie aanbestede opdrachten gegund aan een MKB-bedrijf, onder gelijkblijvende deelname van MKB-bedrijven. Daarmee is het aantal gegunde opdrachten binnen MKB-bedrijven min of meer gelijk gebleven. Kijkend naar een langjarig perspectief (vanaf 2006) is wel een licht stijgende lijn zichtbaar, maar deze lijkt geen direct causaal verband te hebben met de nieuwe Aanbestedingswet.

MKB-bedrijven dus niet geholpen, hoe nu verder?

Hoewel de Aanbestedingswet nog maar relatief kort van kracht is, kunnen we uit bovenstaande bevindingen concluderen dat met de inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet een mooie stap voorwaarts is gezet, maar dat de beoogde effecten nog uit lijken te blijven. Inmiddels is op basis van het onderzoeksrapport zoals hiervoor besproken, een kamerbrief naar de Tweede Kamer verzonden door minister Kamp. Hierin geeft de minister aan in de loop van 2015 wijzigingen te zullen voorstellen, waarbij hij wil inzetten op ‘het stimuleren van verbetering van de kwaliteit van aanbestedingen’. Hoewel de uitwerking nog op zich laat wachten, zijn er al een aantal proefballonnetjes opgelaten, waaronder:

• het concentreren van aanbestedingskennis in regio’s;
• het stimuleren van samenwerkingsverbanden;
• herpositionering van de afdeling inkoop;
• ondersteuning in de vorm van standaarddocumenten; en
• het delen van expertise in zogenaamde expertisepools.

Meer informatie

Kortom, wordt vervolgd. Wil je intussen meer weten over Europees aanbesteding, over wat er wel- of niet binnen de kaders van de wetgeving mogelijk is, of loopt jouw organisatie binnenkort tegen een Europese aanbesteding aan. Laat het gerust weten, we zijn graag bereid om mee te denken!

De uitkomsten

Verdeeld in kleine, middelgrote en grote organisatie, zijn de percentages voor on-premise ERP-implementaties respectievelijk 59, 77 en 79 procent. Het percentage SaaS-implementaties in middelgrote en grote organisaties is respectievelijk 5 en 4 procent. Daarentegen geldt dat dit percentage voor kleine organisaties maar liefst 26 procent is. Overige implementaties zijn ofwel gehost door een derde partij, ofwel door de leverancier van de ERP-software. Bovenstaande cijfers worden overigens bevestigd door een recenter onderzoek dat is uitgevoerd naar tevredenheid met ERP-oplossingen.

Nadelen

Vooral de negatieve beïnvloeding met betrekking tot beveiliging en performance lijkt een belangrijke rol te spelen bij de voornoemde verschillen. Aangezien de voorzieningen (stroom, koeling, fysieke toegangsbeveiliging, etc.) in een datacenter vaak van betere kwaliteit zijn dan bij organisaties in hun eigen datacenter, lijkt het geen valide argument te zijn.

Voordelen

Voor de positieve beïnvloeding lijken vooral het laaghouden van de kosten en/of de beperkte toegang tot liquide middelen mee te spelen. Dit verklaart ook waarom kleinere organisaties al in grotere getalen richting SaaS/Cloud-ERP trekken. De benodigde investering vooraf, voor on-premises implementaties, is voor deze organisaties vermoedelijk te groot, en SaaS/Cloud-ERP biedt de mogelijk om de oplossing te proberen en de (investerings)kosten te spreiden.

Meer informatie

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden die een SaaS/Cloud-ERP uw organisatie kan bieden? Neem dan contact op met Durk Boersma.

Een nieuw alternatief

Tot voor kort was er geen geschikt alternatief voor Apple’s eigen iWorks suite voor iPads. Sinds kort kunnen ook iPad-bezitters gebruik maken van de goed ingeburgerde Office-suite van Microsoft. De apps kunnen allemaal los van elkaar worden gedownload (Word, Excel, PowerPoint) en komen in twee verschillende versies. De eerste is ‘alleen-lezen’, waarmee iPad-gebruikers de app gratis kunnen downloaden en alleen documenten kunnen inzien. Wanneer gebruikers ook documenten willen kunnen wijzigen, is de betaalde versie nodig, welke €99 of €152 per jaar kosten.

Het verschil in de prijs is een gevolg van het feit dat een Office365 account nodig is voor het gebruik van de apps. Dit account kost €99 voor thuisgebruikers en €152 voor klein-zakelijke en MKB-gebruikers. De crux zit echter in de manier van aanschaffen, hetgeen namelijk op twee manieren werkt. De eerste manier is vanuit het Office365 account, waarbij de prijs gelijk blijft. Maar, wanneer vanuit de gratis versie van Office een in-app aankoop wordt gedaan, zal dat account automatisch worden overgezet naar een Office365 account voor thuisgebruikers, ongeacht de reden waarvoor de gebruiker aanvankelijk de app(s) heeft aangeschaft en waarvoor hij deze wil gebruiken.

Complicaties

Dit laatste kan vervolgens tot grote verrassingen leiden omdat op deze manier onbedoeld abonnementen op Office365 kunnen worden aangegaan zonder dat de gebruiker zich dat op dat moment goed realiseert. De consumenten-licentie staat het namelijk niet toe om de apps te koppelen aan bedrijfssystemen. Wanneer medewerkers toch hun iPad gaan gebruiken om bedrijfsinformatie te bewerken middels de Office-Apps, handelen zij in strijd met hetgeen bepaald in de licentieovereenkomst van Microsoft. Gevolg van dit alles kan aan het licht komen wanneer Microsoft op bezoek komt voor de periodieke software-audit, met alle (financiële) gevolgen van dien. De aanbevolen manier om uw medewerkers gebruik te laten maken van Office op hun iPad, is het aanschaffen van een bedrijfsabonnement van Office365 voor de medewerkers die dit willen. Dit kan hoge kosten achteraf voorkomen!

Meer informatie

Meer informatie over het op de juiste manier inzetten van Office 365 licenties of het invoeren van een goed BYOD beleid. We helpen graag een handje mee!

Consumentenmarkt apps verzadigd

Met ruim een miljoen applicaties in zowel de Apple App Store als de Google Play Store, lijkt het erop dat de applicatiemarkt voor consumenten langzaamaan verzadigt. Onderzoek van Appcelerator, een ontwikkelplatform voor mobiele applicaties, bevestigt dit beeld. Het onderzoek wijst tevens uit dat meer en meer ontwikkelaars zich gaan richten op bedrijfsapplicaties. Uit cijfers die Appcelerator in Forbes heeft gepubliceerd, blijkt dat 43% van de ontwikkelaars die aangesloten is bij Appcelerator, op dit moment bezig is met het ontwikkelen van applicaties voor bedrijven en hun medewerkers. Daarnaast blijkt uit hetzelfde onderzoek een stijging in de vraag naar mobiele bedrijfsapplicaties van ruim 60% in het eerste halfjaar van 2013. Het is te simpel om te concluderen dat de marktwerking haar werk doet, want is het aanbod van ontwikkelaars wel waar bedrijven naar vragen?

Eenvoudige enterprise apps

Vooralsnog lijken de ontwikkelaars vooral de eenvoudigere apps te ontwikkelen voor bedrijven. Bijvoorbeeld een cafetaria-app om te tonen welke producten vandaag in de kantine gekocht kunnen worden, portalen om klantinformatie op te zoeken en apps om uitgaven en declaraties mee te managen. Zitten bedrijven hier op te wachten? Volgens onderzoek van Frost & Sullivan proberen Noord-Amerikaanse bedrijven enterprise apps in te zetten om de productie van hun medewerkers te vergroten. De vijf populairste categorieën zijn: 1) E-mailapplicaties; 2) applicaties die verbonden zijn met interne databases ; 3) losstaande applicaties voor zakelijk berichtenverkeer (corporate messaging); 4) mobiele sales force applicaties; en op 5) werknemer-naar-werknemer social media apps. Dit duidt er op dat kleine ondernemingen en zelfstandige ontwikkelaars niet alle apps kunnen ontwikkelen waar bedrijven naar vragen. Voor deze apps hebben de grotere toeleveranciers vaak een passende oplossing.

Complexe enterprise apps van grote softwareleveranciers

Voor de complexere apps waar grotere informatiestromen doorgaan (zoals salesforce applicaties en apps op andere interne databases) zijn organisaties veelal afhankelijk van derden. Meestal levert een bestaande leverancier (SAP, HP, etc.) een mobiele app die compatibel is met zijn softwarepakket. Het voordeel hiervan is dat de leverancier in staat is om de app te optimaliseren en aan te passen aan de wensen van haar klanten, simpelweg door de kennisvoorsprong. Aan de andere kant zal de leverancier alleen apps ontwikkelen waarvan ze zeker weet dat ze in grote getalen worden afgenomen.

Rol eigen IT-afdeling

Hoe zit het met de eigen IT-afdeling? Vooral grotere bedrijven hebben de resources om enterprise apps zelf te ontwikkelen. Volgens Intel heeft 26% van de bedrijven die deelnam aan hun onderzoek een eigen app ontwikkelt. Gevoelsmatig komt één type app in aanmerking om door de eigen IT-afdeling ontwikkelt te worden: apps die specifieke bedrijfskennis bevatten. De eigen IT-afdeling wordt geacht dichterbij de business te staan en lijkt daarom geschikt om apps te ontwikkelen die specifieke business kennis bevat die niet gemakkelijk met derden wordt gedeeld. Andere apps laten ontwikkelen door de eigen IT-afdeling lijkt een onlogische keuze. Het ontwikkelen van goede apps vereist specifieke kennis die door in-house ontwikkelaars niet continu wordt toegepast. Daarnaast zijn er apps voor talloze bedrijfstoepassingen off-the-shelf beschikbaar, die aangepast kunnen worden aan de bedrijfshuisstijl. Deze apps zijn vaak goedkoper dan de kosten die geïnvesteerd dienen te worden als de organisatie zelf een dergelijke app gaat ontwikkelen.

Inhuren of uitbesteden

Met de inbreng van zelfstandig ondernemers, kleinere softwarebedrijven en toeleveranciers gaat het aantal apps voor de zakelijke markt de komende periode flink toenemen. Deze partijen lijken in staat om aan de vraag van bedrijven te kunnen voldoen. Dit indiceert dat de eigen IT-afdeling minder snel aan de slag gaat met de ontwikkeling van enterprise apps, maar toch zijn er gevallen denkbaar waarin de ontwikkeling van een app in-house plaats vindt. Bedrijven zullen in hun mobiele strategie scherp moeten hebben welke apps door welke aanbieders ontwikkelt dienen te worden!

Meer informatie

Bent u al voorbereid op de opkomst van mobiele applicaties? Weten hoe ten volste kunt profiteren van deze ontwikkelingen? Neem per email contact op met Durk Boersma.