1)   Generatieproblematiek

Babyboomers, generatie X, generatie Y en generatie Z. Op de werkvloer zul je ze allemaal aantreffen, ieder met hun eigen kenmerken, kwaliteiten en expertise. Waar de babyboomers nog stammen uit de tijd dat een gemiddelde werkplek nog geen computerapparatuur bevatte, is de generatie Z bij wijze van spreken met de smartphone in de hand geboren. Het is dan ook niet moeilijk voor te stellen dat deze generaties allemaal andere eisen stellen aan de ICT-voorzieningen binnen de organisatie. Denk hierbij aan thema’s als beeldvergaderen, chatten, mobiel- en thuiswerken. Aan de ICT-afdeling dan vervolgens de opdracht om alle generaties te voorzien van de middelen die ze optimaal ondersteunen en de werkplek waarin ze kunnen presteren. Het aloude stigma ‘one size fits all’ gaat in deze tijden dus niet meer op!

2)   Ontwikkeling van mens en techniek

Waar er in de jaren ’80 van de vorige eeuw op het gebied van technologie en applicaties nog niet zoveel te kiezen was, is dat vandaag de dag wel anders. Iedere dag verschijnen er nieuwe applicaties en verdwijnen er ook weer net zoveel. In de oude tijden was het dus voor ICT-afdelingen redelijk eenvoudig om de organisatie te ondersteunen en relatief autonoom te kiezen welke applicaties en apparatuur gebruikt moest worden. Tegenwoordig zijn mensen thuis gewend om allerlei techniek en applicaties in hun dagelijkse leven te integreren. Ze vinden het raar als ze thuis dingen kunnen die op kantoor ineens niet kunnen, alsof de kantooromgeving 10 jaar achterloopt. Vanuit ICT bekeken gaat het dus niet zozeer meer over autonoom dicteren, apparatuur repareren en spullen beheren, maar meer over adviseren, ondersteunen en optimaliseren.

3)   Shadow IT

Doordat medewerkers meer tech-savvy zijn geworden en technologie steeds verder in hun dagelijkse leven wordt geïntegreerd, nemen ze deze toepassingen ook mee naar kantoor. Gesteund door de ICT-afdeling die vaak niet voldoende kan faciliteren (the department of no), rollen medewerkers hun eigen applicaties uit. SaaS-abonnementen zijn snel afgesloten, er zijn bijna geen ICT-middelen voor nodig omdat alles via de browser verloopt de kennis op diverse afdelingen is behoorlijk groot. Veel van deze oplossing is niet per definitie schadelijk, maar de gevolgen zijn vaak niet goed in beeld. Data loopt ineens niet meer mee in de back-up, staat bij externe leveranciers en oplossingen voldoen mogelijk niet meer aan het vastgestelde beleid. Continuïteit en dataveiligheid kunnen dan ook makkelijk in het gedrang komen.

4)   Beveiliging en wetgeving

Hoewel veel regelgeving binnen de AVG niet nieuw is, maar binnen de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) al deels van toepassing was, speelt 28 mei 2018 een belangrijk rol in de ICT wereld. Met hoop verplichtingen en torenhoge boetes, worden ons alle de schrik aangejaagd. Ook hier geld dus ‘voorkomen is beter dan genezen’, wat in de praktijk betekent dat veel ICT-afdelingen druk zijn met allerhande beleidsstukken, richtlijnen en awareness sessies. Ondanks dat informatieveiligheid natuurlijk helemaal geen ICT-feestje is, maar een probleem voor de organisatie als geheel. In de praktijk merk ik dat veel ICT-afdelingen hier hun handen vol aan hebben, letterlijk en figuurlijk.

5)   Spannende ontwikkelingen

Alsof alle bovenstaande ontwikkelingen nog niet voldoende beslag leggen op ICT-afdelingen, staan de volgende grote ontwikkelingen alweer voor de deur. Zaken als Artificial Intelligence, Blockchains en Big Data voelen nu nog als mobiele telefonie in 1998 (het bekende filmpje van Frans Bromet), maar staan echt op het punt van doorbreken. Pas de supersnelle adoptiecurve van mobiele telefonie toe op de nieuwe ontwikkelingen en het is niet ondenkbaar dat deze ontwikkelingen binnen een jaar gemeengoed zijn. Om nog maar te zwijgen over de kans dat in de huidige tijd de adoptie van innovatie nog veel sneller gaat…

Meer informatie

Wil je meer weten over de problemen die voor ICT-afdelingen op de loer liggen? Of eens verder praten over een betere afstemming tussen business en IT? Of staat jouw organisatie voor een grote verandering en kun je wel wat verfrissende blikken gebruiken? Neem eens vrijblijvend contact op met ons om te kijken wat wij, of andere experts in ons professionele netwerk, voor jouw organisatie kunnen betekenen.

Leveranciersmanagement

In de afgelopen jaren zagen we al een verschuiving waarbij bedrijven steeds meer, waaronder veel ICT-diensten, door externe leveranciers laten vervullen in plaats van dit zelf te doen. Hierdoor verschuift de focus binnen organisaties naar het voeren van regie over deze externe leveranciers, het begrip leveranciersmanagement wordt steeds belangrijker. Als één ding zeker is in externe leveranciersrelaties, is dat er veel onzeker is. Prijzen schommelen, dienstverlening wordt ingeperkt of uitgebreider, risico’s veranderen, processen veranderen en ook prestaties wisselen. Kortom, het is belangrijk om de leverancier (en de relatie) zo goed mogelijk te managen en zoveel als mogelijk uit het contract te halen.

Alles begint daarbij natuurlijk met inzicht: welke leveranciers zijn er, hoeveel bestellen we hier, voor welk percentage van de totale spend zijn zij verantwoordelijk? Vervolgens kunnen ze gecategoriseerd worden, niet alleen om te kijken hoe belangrijk deze leverancier voor ons is, maar ook andersom. Hiervoor zijn ruim voldoende modellen beschikbaar (denk aan Kraljic of Dupont). Om tot leveranciersmanagement te komen, komt het vervolgens aan op (1) het optimaliseren (of in geval van nieuwe contracten, het aangaan) van contracten. Belangrijk hierbij is het specificeren van wat minimaal nodig is en welke resultaten bereikt moeten worden. (2) Deze contracten zullen vervolgens gemeten dienen te worden, in termen van key performance indicators. (3) De juiste mensen dienen betrokken te worden bij het proces, hoe gaat communicatie verlopen, welke escalaties niveau’s zijn er, etc. (4) Het proces kan nu geïmplementeerd worden, het contract getekend (of opnieuw getekend) de leveringen kan starten (of hervat worden),

Optimaliseren van processen

Uiteraard zijn er tal van manieren om processen te verbeteren. Over het algemeen zijn organisaties prima in staat om zelf het laaghangend fruit te plukken en een aantal structurele verbeteringen door te voeren. Met name door initiatieven als de ideeënbus, creatieve bedrijfsuitjes, brainstorms, klantenfeedback of denktanks. Echter, de echte kracht van procesoptimalisatie zit in het continue verbeteren van processen, in plaats van het eenmalig plukken van dat laaghangende fruit.

Wie over continu verbeteren nadenkt, komt al snel in de wereld van Kaizen, Toyota, Lean en Six Sigma. Grote gemene deler van al deze kaders is het feit dat er altijd ruimte is voor verbetering. Maar hoe kunnen we deze kaders laten versmelten met het DNA van de organisatie? Het antwoord is nog niet gemakkelijk, maar duidelijk is dat de eerste stappen gezet moeten worden bij het kennismaken met het gedachtegoed. Organiseer dus een Kaizen-dag, een demodag met bouwsteentjes, een Leancursus of iets soortgelijks. Zorg ervoor dat medewerkers bekend worden met het gedachtegoed en gestimuleerd worden om dit gedachtegoed te omarmen en actief deel te nemen.

Alignment tussen inkoop en de business en strategie

Inkoop kan nog zo goed haar best doen, maar als de bedrijfsdoelstellingen en strategische doelen niet helder zijn, kan er nooit sprake zijn van optimaal toegevoegde waarde. Uiteraard start het met de strategische doelen van de organisatie en kunnen deze vervolgens worden vertaald naar de inkooporganisatie. Ook hier geldt dat er verschillende wegen zijn om naar Rome te komen, waarvan er eentje de OGSM-methode (objective, goals, strategies, measures) is. Centraal hierbij staat de vastgestelde meerjaren-strategie van de organisatie. Deze kan vervolgens vertaald worden naar jaarplannen voor de onderliggende organisatieonderdelen. Hierdoor draagt elk organisatieonderdeel, met het behalen van haar specifieke doelstellingen, automatisch bij aan de meerjaren-strategie. De methode is even simpel als doeltreffend:

• Maak gebruik van (of bepaal) de Objective, de strategische doelstellingen voor de komende drie tot vijf jaar.
• Maak de Objective meetbaar door een aantal Goals op te stellen.
• Bepaal hoe de Goals gehaald kunnen worden, door per Goal een Strategie op te stellen.
• Bedenk een aantal KPI’s die gezamenlijk aangeven in hoeverre de Strategie gehaald zal worden.
• Prioriteer: bepaal welke Goals dit jaar gehaald moeten worden en welke volgend jaar aan de beurt komen.

Meer informatie

Uiteraard is dit slechts een beknopte uitwerking van de drie belangrijkste inkooptrends voor 2019. Het gehele onderzoek en de resultaten zijn terug te vinden via deze link. Wil je verder praten over jouw inkooporganisatie, of hoe je een van deze onderwerpen moet aanvliegen? Neem dat contact op met Durk Boersma, inkoopadviseur bij itmgr.

Beter goed geleend…

Het idee is in Nederland door Rijkswaterstaat als eerste uitgevoerd en even simpel als doeltreffend; om klokslag 10:00 uur zit een team van experts klaar om de opdracht in kwestie te ontvangen. Veelal zijn dit inhoudelijke opdrachten die gerelateerd zijn aan de uiteindelijk opdracht. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van een bepaald verkeersknooppunt binnen een wegvakvernieuwing. Binnen 48 uur dienen het team met een oplossing voor de opdracht te komen en deze in een beperkt aantal a4-tjes te beschrijven. Na precies 48 uur sluit de kluis, wie te laat is kan niet mee meedingen. De oplossingen worden vervolgens door de aanbestedende dienst gewaardeerd en de beste oplossing krijgt de hoogste emvi-score.

Een eerlijker vergelijk

In eerste instantie lijkt het contra intuïtief, een beknopt beschreven oplossing in beknopte tijd, die meteen uitmondt in een hoogste score. Aan de andere kant sluit het helemaal aan bij de BVP-achtige beweging om de mensen die er echt verstand van hebben met een (creatieve) oplossing te laten komen. Daarnaast is het een eerlijk vergelijkingsmiddel, in die zin dat bij deze vorm van uitvragen het beste oplossingsteam een goede kans krijgt, in plaats van het beste tenderteam in ‘normale’ aanbestedingen. Het draait dus meer om de beste oplossing dan om degene die het beste kan (in)schrijven. In veel opzichten komen de kenmerken van deze escape room overeen met een proof of concept, maar vindt deze eerder in het proces plaats.

De vertaling naar ICT

Zoals eerder gemeld komt dit voorbeeld uit de bouwnijverheid, meer specifiek uit de hoek van de complexe infrastructuurprojecten. Gevoelsmatig zijn dit trajecten die met creatieve denkrichtingen op een alternatieve manier opgelost kunnen worden. Of deze vorm van aanbesteden ook voor de ICT-sector toepasbaar is, is de vraag. Een flink aantal ICT-aanbestedingen betreffen commodity-oplossingen. Hoewel een goed functioneel gespecificeerde ICT-infrastructuur natuurlijk ook op creatieve manieren kan worden geleverd. Voor aanbestedingen die minder commodity-gebaseerd zijn, welke bij Mitopics ook zeker worden uitgevoerd, laten zich beter lenen voor een escape room. De reden hiervoor is wat mij betreft dat de oplossingsrichting nog niet eerder in de markt is bedacht. Het idee dat de oplossing dan centraler staat dan de mooie manier van schrijven, spreekt me zeker aan. Wellicht dat we binnenkort onze eerste aanbesteding met een escape room kunnen uitwerken. Wordt vervolgd!

Meer informatie

Wilt u meer weten over het inkopen of Europees aanbesteden van ICT? Benieuwd naar wat itmgr voor uw organisatie kan betekenen op dit gebied? U kunt contact opnemen met Durk Boersma.

Eindgebruikers

Laten we eerlijk zijn, de meeste eindgebruikers zullen een eventuele upgrade naar Windows 10 op de standaard manier uitvoeren (next, next, next, finish). In een organisatie waar medewerkers hun eigen apparatuur mee mogen nemen naar de werkvloer (BYOD), kan dit nogal verstrekkende gevolgen hebben. Want niet alleen het besturingssysteem is drastisch vernieuwd, Microsoft introduceerde een week na de lancering van Windows 10 ook de nieuwe ‘terms and policies’. Het resultaat is een 45 pagina’s tellend document waarin Microsoft zich ongeveer ieder recht toekent om data van en over Windows 10 gebruikers te gebruiken voor meer toegespitste reclame of om door te verkopen aan derden, waarop hooguit een opt-out mogelijk is. En zoals gezegd: veel gebruikers zullen geen gebruik maken van een opt-out. Een greep uit de ‘standaard’-instellingen die (mogelijk) impact heeft op de informatiebeveiliging van bedrijfsnetwerken waarop computers met de gratis versie van Windows 10 worden gebruikt:

• Iedere gebruiker krijgt een unieke ‘advertising ID’. Daarmee wordt informatie van gebruikers (tot op de persoon herleidbaar) beschikbaar voor Microsoft, app ontwikkelaars en adverteerders.
• Van gebruikers die inloggen met een Microsoft-account worden allerhande instellingen gedeeld met Microsoft. Denk bijvoorbeeld aan browsergeschiedenis, favorieten, openstaande websites en gebruikersnaam/wachtwoord-combinaties voor apps, websites, mobiele hotspots en wifi-netwerken.
• Om gebruik te kunnen maken van de nieuwe persoonlijke assistent, Cortana (het antwoord van Microsoft op Siri van Apple), worden nog een aantal aanvullende zaken door Microsoft verzameld: locatiegegevens, data uit de agenda, de apps die gebruikt worden, data uit e-mails en tekstberichten, telefoongesprekken, adresboek en frequentie van contact.
• Als klap op de vuurpijl waarschuwt Microsoft zelf voor het feit dat ze ook ‘speech data’ analyseren. Met andere woorden, vertaald vanuit de terms, “we analyseren spraakgegevens, maar ook namen en bijnamen, recente agenda-afspraken, namen van mensen met wie die afspraken zijn en informatie over jouw contacten, inclusief namen en bijnamen”.
• Wanneer het apparaat gebruik maakt van encryptie (versleuteling), zal Windows 10 automatisch de schijf waarop het besturingssysteem staat versleutelen en een herstelsleutel aanmaken. Deze wordt automatisch opgeslagen in het OneDrive-account van de gebruiker.

Maar er is hoop…

Gelukkig zijn de standaardinstellingen na de standaardinstallatie te wijzigen, of kunnen gebruikers kiezen voor een installatie waarbij ze zelf opties kunnen aan en uit zetten. Verschillende artikelen op internet, waaronder bij ArsTechnica en de Consumentenbond, geven goede uitleg hoe bepaalde opties te herstellen of deactiveren zijn. Voor de gemiddelde consument zullen de gevolgen van een Windows 10 upgrade wellicht nog te overzien zijn, zeker met behulp van een aantal goede artikelen op internet. Maar wat gebeurt er als uw medewerkers met hun geüpgradede Windows 10 apparaten de organisatie binnenkomen? Allerhande gegevens die eerst alleen binnen uw organisatie voorhanden waren, liggen nu ineens ook bij Microsoft. Voor sommige van die gegevens is dat wellicht niet erg, voor andere data is dat absoluut niet wenselijk.

Niet te stoppen, maar pas op!

Het was natuurlijk al niet mogelijk om BYOD binnen een organisatie in te voeren zonder goede afspraken, en met de komst van Windows 10 wordt dat niet minder. Probleem is dat de stelling verdedigbaar is dat wenselijke afspraken in de context van Windows 10 bijna zeker niet nageleefd worden door de gebruikers, omdat zij er zich veelal niet van bewust zullen zijn dat Windows 10 zich zo gedraagt, laat staan wat de consequenties daarvan zien. Hoewel een aantal bovengenoemde verschijnselen niet totaal nieuw zijn (Cortana – Siri, OneDrive – iCloud, etc.) vormt het automatisch delen van wachtwoorden van bijvoorbeeld wifi-hotspots en mobiele hotspots een behoorlijk risico. Het wordt zo bijna onmogelijk om een verantwoorde BYOD-praktijk te hebben zonder bijvoorbeeld de betaalde versie van Windows 10 (waar dit soort opties veelal standaard uitstaan) aan medewerkers te geven.

Meer informatie

Meer weten over dit onderwerp of kijken hoe het in uw organisatie past? Neem gerust contact op!

Een onderzoekje

Uit het meest recente onderzoek van de Aberdeen Group, van december 2013, blijkt dat nog steeds de voorkeur wordt gegeven aan de ‘traditionele’ on-premises implementatie van ERP-software. Verdeeld in kleine, middelgrote en grote organisatie, zijn de percentages voor on-premises ERP-implementaties respectievelijk 59, 77 en 79 procent. Het percentage cloud-implementaties in middelgrote en grote organisaties is respectievelijk 5 en 4 procent. Daarentegen geldt dat dit percentage voor kleine organisaties maar liefst 26 procent is. Overige implementaties zijn ofwel gehost door een derde partij, ofwel door de leverancier van de ERP-software. Bovenstaande cijfers worden overigens bevestigd door een recenter onderzoek dat Mitopics heeft uitgevoerd naar tevredenheid met ERP-oplossingen.

Hoe zit het dan?

Interessant vervolg is natuurlijk om te kijken waarom het percentage on-premises implementaties zo hoog blijft en waarom het verschil in cloud-implementaties tussen kleine en grote organisatie zo groot is. Uit het eerdergenoemde onderzoek zijn een aantal positieve en negatieve beïnvloedingsfactoren naar voren gekomen, welke in de tabel hieronder zijn opgesomd. Vooral de negatieve beïnvloeding met betrekking tot beveiliging en performance lijkt een belangrijke rol te spelen. Of hier nou een gevoelskwestie opspeelt of dat beveiliging en performance werkelijk te wensen overlaten bij cloud, laten we hier in het midden. Maar aangezien de voorzieningen (stroom, koeling, fysieke toegangsbeveiliging, etc.) in een datacenter vaak van betere kwaliteit zijn dan bij organisaties in hun eigen datacenter, lijkt het geen valide argument te zijn.

Voor de positieve beïnvloeding lijken vooral het laaghouden van de kosten en/of de beperkte toegang tot liquide middelen mee te spelen. Voor afnemers is cloud op den duur vaak duurder, maar dit wordt enigszins gecompenseerd doordat afnemers steeds over de laatste stand der techniek kunnen beschikken. Dit verklaart ook meteen waarom kleinere organisaties al in grotere getale richting cloud-ERP trekken. De benodigde investering vooraf, voor on-premises implementaties, is vermoedelijk te groot, en cloud-ERP biedt de mogelijk om de oplossing te proberen en van maand tot maand te betalen voor het gebruik.

En verder?

Wat de toekomst van cloud in het ERP-landschap zal zijn, kan alleen de tijd maar uitwijzen. Maar duidelijk is dat cloud een steeds grotere rol gaat spelen. Met name vanwege de financiële voordelen (gespreid betalen, relatief lage initiële investering) en vanwege uitbesteding (externe partij met meer kennis, terug naar de core-activiteiten). Of deze grotere rol ook voor cloud-ERP is weggelegd, is moeilijk in te schatten. Het onderzoek van de Aberdeen Group schat in dat het aantal on-premises implementaties met een kwart zal dalen de komende jaren. In de nabije toekomst zal een deel van deze implementaties gedaan worden middels hosting, maar binnen vijf jaar zal ook dit aantal implementaties weer afnemen en zal cloud doorgroeien tot dominante strategie voor ERP-implementaties. Ook onder respondenten van het Mitopics ERP-onderzoek wordt de trend van cloud onderkend.

Deze blog is eerder verschenen op SaaS4Channel, de business community voor beslissers en strategen uit het ICT kanaal met interesse in Cloud diensten (SaaS, PaaS en IaaS). Voor vragen over dit artikel of om verder te praten, neemt u contact op met Durk Boersma.

Apps en privacy

Centrale vraag in deze conclusie is of het niet voldoen aan de privacyrichtlijnen te wijten is aan onkunde van de ontwikkelaars, of aan onmacht door regels die opgelegd worden door platformaanbieders (Apple Appstore, Google Playstore, etc.). Volgens de Artikel-29 werkgroep kan privacyschending voorkomen worden door de gebruiker duidelijk en begrijpelijk te informeren wanneer zijn persoonlijke gegevens gebruikt worden door een app. Persoonlijke gegevens als GPS, contactenlijst, maar ook nummers als IMEI of een MAC-adres. Daarna dient er toestemming gevraagd te worden ingevolge de cookiewet (Artikel 11.7a Telecommunicatiewet), welke ook van toepassing is voor apps. Het informeren en toestemming vragen moet gebeuren voordat het apparaat gegevens aan de app doorspeelt.

Between the rock and a hard case

De oplossing voor het bovenstaande probleem kan in twee richtingen gezocht worden. Allereerst zouden ontwikkelaars van applicaties hun apps kunnen voorzien van meldingen en goedkeuringen, bijvoorbeeld middels een pop-up. Nadeel van deze oplossing is dat de dominante besturingssystemen waarvoor de apps ontwikkeld worden, dit vaak niet toelaten. Daarnaast is het toevoegen van een pop-up aan de app, niet bevorderlijk voor de gebruiksvriendelijkheid. Veel beter zou daarom zijn om de gebruikers te informeren en toestemming te vragen in de app store waar zij hun app downloaden.

Op weg naar betere oplossingen

In de Google Playstore wordt dit principe al ten dele toegepast, er wordt al aangegeven dat bepaalde apps toegang nodig hebben tot bepaalde functies van het toestel of gegevens van het toestel. Het is daarmee echter nog niet duidelijk waarom de app deze gegevens of functies nodig heeft. De huidige aanpak van Google is dus niet voldoende om privacyschending te voorkomen, daarvoor zou de functionaliteit uitgebreid moeten worden met het vragen van toestemming om gegevens of functies te gebruiken. De technische richtlijnen van Apple en Google laten dit echter vooralsnog niet toe. Daarmee lijkt het informeren van en toestemming vragen aan gebruikers een zaak die -in ieder geval voorlopig- door app-ontwikkelaars in een app moeten worden opgelost. De negatieve effecten (o.a. verminderde gebruiksvriendelijkheid) zorgt er naar mijn mening echter voor dat dit geen langdurige oplossing kan zijn. Onder invloed van de huidige opvattingen van Europese privacywaakhond zullen leveranciers van apparaten en appstores naar een betere oplossing moeten toewerken.

Voor meer informatie omtrent privacyschending, al dan niet in combinatie met mobiele applicaties, kunt u contact opnemen met itmgr.

Business case voor apps

De afgelopen jaren zijn voor veel facilitaire dienstverleners geen gemakkelijke jaren geweest: tarieven staan onder druk en opdrachtgevers eisen meer werk in minder tijd. Juist onder deze omstandigheden loont het om mobiele apps in te zetten. De beoogde voordelen zijn duidelijk: verhoogde klanttevredenheid door flexibelere en transparante service; efficiënter management door precieze informatie; meer betrokken medewerkers door een proactieve werkhouding. De voordelen lijken een op maat gemaakte oplossing voor de uitdagingen rondom scherpe prijsstelling en veeleisende opdrachtgevers: opdrachtgevers krijgen transparantere en flexibelere dienstverlening, hebben beter inzicht, een hogere klantbeleving en het tarief is meer gerechtvaardigd. Maar wie denkt dat het simpelweg inkopen van apps voldoende is, komt van een koude kermis thuis.

Standaard maatwerk

Hoe compleet de aangeboden oplossingen ook zijn, elk standaardproduct vereist maatwerk. Kijk bijvoorbeeld eens naar de toepassingen die Moop heeft ontwikkeld voor Hago Next. Dit zijn specifieke toepassingen die weliswaar breed in de facilitaire dienstverlening kunnen worden uitgezet, maar in dit geval sterk zijn geoptimaliseerd voor externe schoonmaakbureaus die personeel op locatie hebben voor meerdere uren per dag, tijdens kantooruren. Deze toepassingen zullen minder geschikt zijn voor bijvoorbeeld glazenwassers of schoonmakers die buiten kantooruren langskomen. Ook het aanbod Facilityapps.nl, dat meerdere domeinen bestrijkt, zal er voor iedere afnemer anders uitzien. Dit betekent voor organisaties dat ze helder moeten hebben waaraan de apps moeten voldoen, zowel functioneel (inhoudelijke eisen) als non-functioneel (eisen m.b.t. security en performance). Het opstellen van eisen is vaak een lastige taak die oefening vereist. Vooral als de opdrachtgever niet goed weet wat er allemaal mogelijk is op het gebied van apps, liggen teleurstellingen op de loer.

De organisatie kantelen

Naast de uitdagingen die met betrekking tot het selecteren van het pakket zullen worden ervaren, is het misschien nog wel moeilijker om de organisatie voor te bereiden op het werken met apps. Het beleid moet worden aangepast, de organisatie moet worden ingericht, contracten met de leverancier moeten worden gemanaged en de werknemers moeten verleid worden om de nieuwe manier van werken eigen te maken.  Al met al is het introduceren van een mobiele app (of meerdere) dus veel meer dan het selecteren van de juiste leverancier. Het is daarom raadzaam advies in te winnen bij onafhankelijke kennishouders.

Bij uitstek geschikt

De facilitaire dienstverlening is bij uitstek een branche die kan profiteren van de ontwikkelingen op het gebied van zakelijke apps. Aanbieders als facilityapps, Moop en anderen bieden nuttige toepassingen die de facilitaire dienstverlening naar een volgend niveau tillen. Mede doordat tarieven al tijden onder druk staan en opdrachtgevers ook willen bezuinigen, is het introduceren van mobiele apps in de facilitaire dienstverlening geen vrijwillige innovatie. Om echt concurrerend te kunnen zijn, en het hogere tarief te rechtvaardigen, is simpelweg meer transparante en efficiënte dienstverlening nodig.. Pas als mobiele apps een vast onderdeel van de organisatiecultuur worden, kunnen alle beoogde voordelen omgezet worden in tastbare resultaten.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het gebruik van mobiele apps in uw organisatie? Hoe kijkt u aan tegen de ontwikkelingen op gebied van zakelijke apps? Neem contact op met ons via Durk Boersma.

Native

Het ontwikkelen van native apps houdt in dat de app ontwikkelt wordt in de taal van het operating system (bv. Objective C voor iOS, Java voor Android en Visual C++ voor WindowsPhone). Het grote voordeel hiervan is dat apps gebruik kunnen maken van alle hardware mogelijkheden die het toestel biedt, zoals de camera, het adresboek, de agenda en GPS. Maar ook het uploaden van bestanden en het gebruiken van pushberichten wordt hierdoor mogelijk. Omdat de app zo dicht op de hardware ontwikkelt wordt kan de app gemakkelijk worden geoptimaliseerd voor het toestel, wat de snelheid vaak ten goede komt. Het ontwikkelen van native apps is altijd platform specifiek: een app die ontwikkeld is voor Android, zal niet zonder aanpassingen op iOS draaien. Dit houdt in dat het bereik van zo’n app gebonden is aan het bereik  van het platform en dat de app aan bepaalde toelatingseisen moet voldoen. Om een native app te bouwen zijn voorkennis van object georiënteerde programmeertalen en ervaring met programmeren vereist. Het realiseren van een native app is daarmee voor velen een grote uitdaging.

HTML5

Een gangbaar alternatief voor native apps zijn mobiele websites, welke momenteel gemaakt worden in HTML5. Een mobiele website wordt specifiek ontworpen voor mobiele devices zoals smartphones en tablets. Een bekend voorbeeld is de mobiele website van YouTube: http://m.youtube.com. Deze website kan op ieder mobiel device geopend worden. De snelkoppeling naar een mobiele website kan worden vastgepind op het beginscherm van een mobiel device, waardoor het lijkt alsof het een “echte” app is.  HTML5 apps kunnen, verpakt als app, worden gedistribueerd via de Google Play Store, de WindowsPhone Store en enkele andere stores (maar niet de Apple AppStore).  Mobiele websites hebben als nadeel dat ze minder hardware mogelijkheden van het device kunnen gebruiken. Het bedienen van de camera, inlezen/bewerken van het adresboek en het lezen en bewerken van de agenda zijn bijvoorbeeld niet mogelijk in HTML5 apps. Er lijkt echter een verandering in te komen, zo is het nu al wel mogelijk om gebruik te maken van de GPS functionaliteit van het toestel. Als deze ontwikkelingen doorzetten vormt HTML5 een goed alternatief voor native apps, want HTML5 is gemakkelijker aan te leren dan een native programmeertaal. Tevens heeft de taal een veel grotere gebruikersgemeenschap, waardoor de kennisuitwisseling hoger waardoor het zelf maken van zo’n app vaak met online handleidingen gerealiseerd kan worden.

Ontwikkeltools

Voor degenen die wel een app willen maken, maar weinig ervaring hebben met programmeren, zijn er verschillende ontwikkeltools. Voorbeelden hiervan zijn PhoneGap, Windows Phone App Studio, iBuildApp.com en AppMakr.com. Deze tools laten de gebruiker op een intuïtieve manier apps in elkaar zetten, vaak door te slepen en te klikken. De functionaliteit van deze tools is vaak beperkt, maar simpele enterprise apps zijn hiermee op een gemakkelijke manier te maken.  Vooral apps die informatie over uw organisatie, medewerkers of projecten tonen kunnen gemakkelijk in dit soort tools worden gebouwd. Bij wijze van proef heeft Mitopics dergelijke apps binnen een halve dag gecreëerd. Een ander voordeel van dergelijke tooling is dat deze vaak op basis van het ontwerp, verschillende apps kan genereren voor de verschillende stores. Hierdoor is met minimale inzet toch een groter bereik mogelijk.

Snellere alternatieven

Het maken van eigen bedrijfsapp is voor veel organisaties misschien nog toekomstmuziek. Toch kan iedereen dankzij ontwikkeltools als PhoneGap en WindowsPhone App Studio experimenteren met de basale mogelijkheden die bedrijfsapps bieden. Mocht u de ontwikkeling van enterprise apps geheel uit willen besteden, houdt dan rekening met de voor- en nadelen die HTML 5 ten opzichte van Native heeft. Beide technologieën zijn geschikt voor andere type applicaties. Door scherp te hebben welk doel de enterprise app dient en onder welke uitgangspunten de app gebouwd dient te worden, volgt de keuze voor de technologie vanzelf.

Meer informatie

Voor meer informatie over dit onderwerp, of om een afspraak te maken om samen naar de mogelijkheden te kijken, neem je contact op met Durk Boersma.

Apple

Bij de particuliere abonnementsvorm van Apple gaat de distributie van apps via de App Store. Voor de enterprise abonnementsvorm kan echter niet naar de store gepubliceerd worden, maar slechts naar specifieke toestellen of andere enterprise klanten van Apple. Het voordeel van het enterprise abonnement is dat organisaties meer grip op hun eigen apps kunnen houden en dat deze apps voor de doelgroep op maat gemaakt kunnen worden. Nadeel is echter weer dat het initiatief voor het gebruiken van de app bij de organisatie ligt en niet bij de gebruiker. Een enterprise abonnement is dus wel 200 dollar duurder, maar geeft aanzienlijk meer controle en grip op de apps en beoogde gebruikers.

Google

Bij Google wordt een onderscheid gemaakt tussen ondertekende apps en niet-ondertekende apps. Alle apps die via de PlayStore worden aangeboden, zijn ondertekend door Google. Dit betekent dat de app voldoet aan de minimumeisen die Google stelt. Apps hoeven echter niet perse ondertekend te zijn om geïnstalleerd te kunnen worden. Ontwikkelaars kunnen hun apps ook via bijvoorbeeld email, eigen websites of geheugenkaart beschikbaar maken en dus buiten de PlayStore om publiceren. Aan de ene kant maakt dit het publiceren van een app makkelijker, maar het zorgt er ook voor dat deze apps mogelijk niet aan de minimumeisen voldoen. Dit draagt bij aan het grote aantal onveilige apps (70%) dat beschikbaar is voor Android toestellen. Bij Microsoft kunnen apps uitsluitend via de WindowsPhone Store gedistribueerd worden en wordt er verder geen onderscheid gemaakt.

Bereik

Uit onderzoek van TNS Nipo bleek in 2012 ongeveer 50% van de Nederlanders over een smartphone te beschikken. Hiervan draait 75% op Android van Google, 17% op iOS van Apple en 3% op WindowsPhone van Microsoft. Gevoeglijk zijn er dus ongeveer 6 miljoen Android-gebruikers in Nederland, bijna 1,4 miljoen iPhone-gebruikers en nog geen 300.000 WindowsPhone-gebruikers.

Wrap-up

Samenvattend, de Google PlayStore zorgt voor het grootste bereik en het bereik van de WindowsPhone store is wel erg beperkt. Waar Microsoft geen onderscheid maakt tussen verschillende soorten distributie, maakt dit bij Apple en Google wel deel uit van hun werkwijze. In het volgende deel geven we een overzicht van de verschillen en overeenkomst op het gebied van appstores en geven we een doorkijkje naar een alternatief.

Meer informatie

Voor meer informatie over dit onderwerp, of om vrijblijvend een afspraak te maken, neem je contact op met Durk Boersma.

Huidige ontwikkelingen

Mobiliteit en connectiviteit zijn twee kernwoorden die de Nederlandse werkvloer momenteel typeren. Medewerkers zijn steeds minder gebonden aan een fysieke werkplek: het nieuwe werken. Tevens zorgt de opkomst van smartphones en tablets ervoor dat medewerkers hun eigen devices gebruiken om werk gerelateerde activiteiten uit te voeren, zoals het lezen en versturen van email en het lezen, bewerken en versturen van documenten. Door de verscheidenheid van apparaten en de connectiviteit die ze hebben, moeten organisaties nadenken over de consequenties en hoe hiermee om te gaan. Vaak komt dat nu nog niet verder dan beleid, maar is dit wel voldoende om de consequenties op te vangen?

Vier redenen waarom enterprise app stores sneller komen dan je denkt

SAP claimt dat de behoefte aan een enterprise app store binnen organisaties sneller zal ontstaan dan u denkt. Hiervoor zijn vier goede redenen aan te wijzen. Allereerst vraagt de verscheidenheid aan operating systems en mobiele devices een enkele bron die al deze verschillende platformen kan ondersteunen. Een enterprise app store biedt hiervoor de uitkomst, omdat het platformonafhankelijk applicaties kan aanbieden aan de medewerkers.
Ten tweede, onderzoek van Sybase en Kelton wijst uit dat 66% van alle organisaties op het punt staat om minimaal 5 enterprise apps uit te rollen. Deze apps kunnen in publieke stores worden aangeboden (zoals die van Google of Apple), maar een enterprise app store is een veel logischere plek. Ten eerste, omdat de doelgroep van een enterprise apps beperkter is dan het publieke domein, bijv. de medewerker of de klant. Ten tweede, omdat een enterprise app store de grip verhoogt op de uitrol van de applicaties bijvoorbeeld door het bijhouden van statistieken en het publiceren van updates.
De derde reden is dat grote toeleveranciers zoals SAP en Salesforce hun eigen applicatie-lijn gaan uitrollen (email, planning, CRM, urenregistratie, financiële informatie). Hoewel deze toepassingen enige vorm van maatwerk nodig hebben voordat ze kunnen worden uitgerold door organisaties zelf, is het vele malen goedkoper voor organisaties dan zelf dit soort apps te gaan ontwikkelen. Echter, het uitrollen van de app dient de organisatie wel in eigen beheer te doen (zie reden 2).
Tot slot zullen organisaties de enterprise app store gebruiken om enigszins de controle terug te krijgen. Waar bedrijfspc’s of laptops nog uitgerust kunnen worden met een “image” om grip op het gebruik van het device te houden, is dit voor mobiele devices die van de werknemer zelf zijn onmogelijk. Een enterprise app store met organisatie-eigen apps kan de grip vergroten op de manier waarop werknemers bijvoorbeeld hun werkemail managen.

Onderweg

De vier bovenstaande redenen tonen aan dat het toppunt van de ontwikkelingen nog niet bereikt is. De snelheid waarmee deze ontwikkelingen plaatsvinden kan er toe leiden dat het beleid achterloopt op de technologische ontwikkelingen. Een EAS kan een plek bieden aan deze technologische ontwikkelingen in aanvulling op het bestaande IT-beleid rondom mobile device management. Daarmee zou een EAS weleens cruciale rol kunnen gaan spelen in mobile device management!

Van beleid via portal naar EAS

Het huidige beleid zal tot een beperkt aantal applicaties en medewerkers voldoende zijn om consequenties in de hand te houden. Maar als het aantal applicaties, devices en medewerkers groeit, is beleid niet meer voldoende. Vermoedelijk zal het beleid worden uitgebreid met een portal waar ‘goedgekeurde’ applicaties in aangeboden worden. De volgende stap is een gefaseerde uitrol die ervoor zorgt dat de portal door medewerkers gevonden en gebruikt wordt. Als die eenmaal zo is, kan de portal uitgroeien tot een EAS. Op dat moment heeft de organisatie de grip terug op devices die betrokken zijn bij het uitwisselen van bedrijfsinformatie.

Enterprise appstores komen eraan!

Het is duidelijk dat in de lijn van de huidige ontwikkelingen de EAS niet lang meer op zich laat wachten. Een EAS draagt bij aan de volwassenheid van mobile device management en helpt de organisatie meer grip te krijgen op de manier waarop werknemers met bedrijfsinformatie op hun device omgaan.  De EAS is dus niet de volgende hype, maar zal wel degelijk van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie!

Meer informatie

Denkt u er over om een enterprise app store op te zetten? Of bent u bezig met de ontwikkeling van het beleid rondom mobile device management en (enterprise) apps? Om meer te weten te komen over enterprise app stores, enterprise apps en/of mobile device management, neemt u per email contact op met Durk Boersma