Ssstttt, niet meer praten!

De mythe die deze keer centraal staat, luidt als volgt: “Als ik een aanbesteding uitschrijf dan mag ik niet meer met mijn huidige leverancier aan tafel om over het lopende contract te praten.” Het ligt er wat mij betreft dik bovenop dat het hier een mythe betreft, hoe zouden we immers over de lopende contractzaken en de lopende dienstverlening kunnen communiceren.

Maar er schuilt wel degelijk een gevaar achter deze mythe, met name wanneer we kijken naar de uitgangspunten van het Europees aanbesteden: non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. De huidige leverancier heeft vanuit de huidige overeenkomst veel meer kennis over de scope van de opdracht dan de rest van de markt. Hierdoor ontstaat een rimpel in het ‘level-playing field’; de huidige leverancier kan immers vanuit de lopende opdracht kennis hebben die de rest van de markt niet heeft.

Aandachtspunten

Vanuit de eerste drie pijlers van aanbesteden beschrijf ik hieronder per pijler een aantal aandachtspunten en overwegingen.

Non-discriminatie

Alle marktpartijen moeten gelijk behandeld worden en dus van dezelfde informatie uit kunnen gaan en op eenzelfde kennisniveau zitten. Dit vraagt van Aanbestedende diensten dat zij goede aanbestedingsdocumenten opstellen, waarin zoveel mogelijk relevante informatie wordt gedeeld. Hoewel het nooit helemaal zal lukken, moeten de documenten dermate goede informatie geven, dat nieuwe leveranciers ongeveer hetzelfde kennisniveau verkrijgen als de huidige leverancier heeft.

Daarnaast moet er in de aanbestedingsdocumenten worden gewaakt voor discriminerende eisen en wensen, zoals bijvoorbeeld het zwaar laten meewegen van de migratie naar de nieuwe oplossing (bij de bestaande leverancier is een migratie vaak niet nodig), het specificeren richting de oplossing van de huidige leverancier, of het opstellen van een onrealistische planning waardoor de huidige leverancier onwenselijk voordeel heeft.

Gelijke behandeling

Naast gelijke informatie, zullen ook alle partijen gelijk behandeld moeten worden. Dit betekend onder meer dat de huidige leverancier een goed onderscheid zal moeten maken tussen de contacten naar aanleiding van de dagelijkse operatie en de commerciële contacten rondom de aanbesteding. In de praktijk merken we dat dit over het algemeen goed geregeld is, veelal ook doordat het verschillende afdelingen zijn.

Toch is de verleiding vaak groot om tijdens het normale contact ook de aanbestedingsperikelen te bespreken. Wij raden aanbestedende diensten dit ten strengste af, dit is een behoorlijk risico voor onenigheid verderop in het proces. Daarnaast zal de huidige leverancier ook gewoon het formele proces van de aanbesteding moeten volgen, zoals alle marktpartijen dit doen.

Transparantie

Tot slot is transparantie een belangrijk element. Dit zorgt er in de aanbesteding voor dat de aanbestedende dienst helder moet zijn over het huidige contract. Dit betekent niet meteen dat de vuile was naar buiten moet en alle nukken van de huidige overeenkomst aan bod moeten komen, maar het is wel aan te raden om te benoemen wie de huidige leverancier is en welke punten de aanbestedende dienst geleerd heeft uit deze overeenkomst.

Tot slot moet in de beoordeling ook transparant gehandeld worden, de huidige leverancier mag niet bevoordeeld worden in de beoordeling. Zorg er dus als aanbestedende dienst voor dat er een helder beoordelingsprotocol is, dat voor alle partijen gelijk is en waar alle partijen in principe ook gelijk op kunnen scoren. Daarnaast is het van belang dat de criteria die gescoord worden, transparant een eerlijk zijn, dus ook hierin mag de huidige leverancier geen voordeel ondervinden ten opzichte van de overige marktpartijen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het Europees aanbesteden van ICT, sparren over hoe u handen en voeten geeft aan de procedure binnen uw organisatie of meer weten over het opstellen van een transparant, eerlijk en niet-discriminerend Programma van Eisen? U kunt contact opnemen met Durk Boersma, aanbestedingsexpert bij itmgr.

De mythe…

De mythe die Pianoo beschrijft is als volgt: “Als ik de markt consulteer, moet ik met alle marktpartijen tegelijkertijd praten.” Dat dit een mythe is moge duidelijk zijn: het benaderen van alle partijen is vaak onmogelijk omdat het er simpelweg teveel zijn. Evenzo is het tegelijkertijd spreken van marktpartijen vaak niet goed haalbaar. Vanuit de praktijk merk ik dat veel Aanbestedende diensten onzeker zijn over contact met de markt, dit terwijl de Aanbestedingswet hier wel rekening mee houdt. De Aanbestedingswet biedt de volgende pijlers: non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Met deze pijlers in het achterhoofd is er de mogelijkheid om de markt te verkennen middels een (meer informele) marktverkenning of de (formelere) marktconsultatie. Hoewel beide begrippen niet in de Aanbestedingswet voorkomen, zijn er voor de marktconsultatie wel degelijk richtlijnen. De marktverkenning kan door Aanbestendende diensten vrij gebruikt worden, mits uiteraard aan de pijlers van het aanbesteden wordt voldaan.

Stappenplan

De marktconsultatie kent in basis drie stappen: (1) het uitnodigen van partijen, (2) het doen van een schriftelijk onderzoek en (3) de verslaglegging van het onderzoek. Bij de eerste stap heeft een Aanbestedende dienst keuze uit drie mogelijkheden, te weten (a) het zelf uitnodigen van een aantal partijen, (b) aankondiging in een vakblad of (c) aankondiging op TenderNed.
De tweede stap wordt meestal gekenmerkt door het schriftelijke onderzoek, maar kan naar inzicht van de Aanbestedende dienst worden uitgebreid met een mondelinge toelichting of een inhoudelijk atelier. Deze term wordt door Pianoo gebruikt voor een interactieve sessie, waarbij veelal meerdere marktpartijen relevante feedback kunnen geven en waarbij onderlinge discussie tot aanvullende inzichten kan leiden. Vaak spreken we over open en gesloten marktconsultaties, afhankelijk van of de marktconsultatie wordt gepubliceerd (open) of dat marktpartijen worden uitgenodigd deel te nemen (gesloten).

Tijdens de uitvoering van het schriftelijke onderzoek is het wederom van belang om de pijlers van het aanbesteden in gedachte te houden. Dit betekent dat alle marktpartijen dezelfde informatie beschikbaar krijgen, dezelfde vragen dienen te beantwoorden en hetzelfde behandeld dienen te worden. Na afloop van het schriftelijk onderzoek, al dan niet aangevuld met eerder genoemde opties, dient de aanbestedende dienst daarom een verslag te maken van de uitkomsten. Het is raadzaam om dit verslag bij een eventuele aanbesteding mee te publiceren. Hierdoor kunnen ook partijen die niet hebben meegedaan aan de marktconsultatie, kennis nemen van de uitkomsten, wat een level playing-field creëert. Zo hoeft u niet alle marktpartijen uit te nodigen en tegelijk te spreken, maar kunt u wel gebruikmaken van de kennis die in markt zit voor uw aanbesteding.

De mythe… ontkracht!

Om terug te keren naar de mythe: u hoeft dus niet alle partijen aan te schrijven in de marktconsultatie en hoeft ook niet met alle partijen tegelijk te spreken. Bovenstaand is een beknopt overzicht opgenomen van de mogelijkheden die Aanbestedende diensten hebben op het gebied van marktconsultatie. Bij alle uitgevoerde stappen blijft het uiteraard van belang om de pijlers van het aanbesteden te respecteren.

Meer informatie

Wilt u meer weten over het Europees aanbesteden van ICT, of kijken hoe een marktconsultatie binnen uw inkooptraject van toegevoegde waarde kan zijn? U kunt contact opnemen met Durk Boersma.

Beter goed geleend…

Het idee is in Nederland door Rijkswaterstaat als eerste uitgevoerd en even simpel als doeltreffend; om klokslag 10:00 uur zit een team van experts klaar om de opdracht in kwestie te ontvangen. Veelal zijn dit inhoudelijke opdrachten die gerelateerd zijn aan de uiteindelijk opdracht. Bijvoorbeeld het ontwikkelen van een bepaald verkeersknooppunt binnen een wegvakvernieuwing. Binnen 48 uur dienen het team met een oplossing voor de opdracht te komen en deze in een beperkt aantal a4-tjes te beschrijven. Na precies 48 uur sluit de kluis, wie te laat is kan niet mee meedingen. De oplossingen worden vervolgens door de aanbestedende dienst gewaardeerd en de beste oplossing krijgt de hoogste emvi-score.

Een eerlijker vergelijk

In eerste instantie lijkt het contra intuïtief, een beknopt beschreven oplossing in beknopte tijd, die meteen uitmondt in een hoogste score. Aan de andere kant sluit het helemaal aan bij de BVP-achtige beweging om de mensen die er echt verstand van hebben met een (creatieve) oplossing te laten komen. Daarnaast is het een eerlijk vergelijkingsmiddel, in die zin dat bij deze vorm van uitvragen het beste oplossingsteam een goede kans krijgt, in plaats van het beste tenderteam in ‘normale’ aanbestedingen. Het draait dus meer om de beste oplossing dan om degene die het beste kan (in)schrijven. In veel opzichten komen de kenmerken van deze escape room overeen met een proof of concept, maar vindt deze eerder in het proces plaats.

De vertaling naar ICT

Zoals eerder gemeld komt dit voorbeeld uit de bouwnijverheid, meer specifiek uit de hoek van de complexe infrastructuurprojecten. Gevoelsmatig zijn dit trajecten die met creatieve denkrichtingen op een alternatieve manier opgelost kunnen worden. Of deze vorm van aanbesteden ook voor de ICT-sector toepasbaar is, is de vraag. Een flink aantal ICT-aanbestedingen betreffen commodity-oplossingen. Hoewel een goed functioneel gespecificeerde ICT-infrastructuur natuurlijk ook op creatieve manieren kan worden geleverd. Voor aanbestedingen die minder commodity-gebaseerd zijn, welke bij Mitopics ook zeker worden uitgevoerd, laten zich beter lenen voor een escape room. De reden hiervoor is wat mij betreft dat de oplossingsrichting nog niet eerder in de markt is bedacht. Het idee dat de oplossing dan centraler staat dan de mooie manier van schrijven, spreekt me zeker aan. Wellicht dat we binnenkort onze eerste aanbesteding met een escape room kunnen uitwerken. Wordt vervolgd!

Meer informatie

Wilt u meer weten over het inkopen of Europees aanbesteden van ICT? Benieuwd naar wat itmgr voor uw organisatie kan betekenen op dit gebied? U kunt contact opnemen met Durk Boersma.

Dit was de bedoeling

Een van de belangrijkste doelstellingen van de nieuwe Aanbestedingswet, is het verbeteren van de toegang voor MKB-bedrijven. In de praktijk bleek dat er belemmeringen waren voor MKB-bedrijven om succesvol deel te nemen aan Europese aanbestedingen, waaronder omvangrijke opdrachten, disproportionele of onduidelijke geschiktheidseisen, hoge administratieve lasten, langdurige raamcontracten en gebrek aan kennis over aanbesteden. Volgens de grondbeginselen van het aanbesteden (non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit), mag de overheid geen enkele organisatie voortrekken of uitsluiten, dus ook geen MKB-bedrijven. De oplossing om MKB-bedrijven meer kansen te bieden in de markt, werd gezocht in het verbod op onnodig samenvoegen, het verplicht opdelen in percelen en Gids Proportionaliteit (GP).

Het onderzoek

Hoewel het verbeteren van de toegang voor MKB-bedrijven een belangrijke drijfveer voor de wijzigingen in de Aanbestedingswet is geweest, en derhalve ook een belangrijk onderdeel van het evaluatieonderzoek, is het onderzoek in een breder kader uitgevoerd. In dat voetlicht is het interessant om ook te kijken naar:

• de effecten op het uniformeren van de aanbestedingspraktijk;
• de effecten op het proportioneel aanbesteden; en
• de mogelijkheden die geboden worden voor duurzaamheid en innovatie.

Uniformeren van de aanbestedingspraktijk:

De ambitie om met de nieuwe Aanbestedingswet bij te dragen aan de uniformiteit van de aanbestedingspraktijk lijkt bereikt, mede doordat de ARW en Gids Proportionaliteit in de praktijk een belangrijke bijdrage leveren. Voorts blijkt uit het onderzoek dat het gebruik van de uniforme eigenverklaring is toegenomen en lijken aanbestedende diensten hun onderhandse procedures steeds meer analoog aan nationale en Europese procedures in te richten. Ondernemers oordelen verhoudingsgewijs positief over de door aanbestedende diensten gehanteerde stappen en termijnen in aanbestedingsprocedures.

Proportioneel aanbesteden:

Met betrekking tot proportionaliteit zijn de positieve effecten zichtbaar, maar is er ook nog een weg te gaan. Aanbestedende diensten maken sinds de nieuwe Aanbestedingswet minder gebruik van eisen m.b.t. financiële en economische draagkracht en het vergoeden van inschrijfkosten en meer gebruik van uniforme eigenverklaringen en technische- en beroepsbekwaamheidseisen. Saillant detail: aanbestedende diensten oordelen aanzienlijk positiever over de toegang van MKB-bedrijven dan ondernemers zelf.

Duurzaamheid en innovatie:

De voordelen op het gebied van duurzaamheid en innovatie lijken aanwezig, zij het slechts ten dele. Er is een significante toename in het gebruik van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) als gunningssystematiek. Bij deze gunningssystematiek worden naast prijs ook andere aspecten (bijv. projectplanning, kwaliteit, competenties, bekwaamheid en milieukenmerken) meegewogen in het eindoordeel. Maar in de praktijk ligt de nadruk veelal nog steeds op prijs. De begrippen duurzaamheid en innovatie worden daarnaast nog maar weinig toegepast binnen EMVI. Wel is er een trend zichtbaar in de mate waarin aanbesteden diensten functioneel specificeren, mogelijk (deels) te verklaren door de opkomende Best Value Procurement (BVP) beweging.

H3>Toegang voor MKB-bedrijven:

In 2014 is ongeveer twee op de drie aanbestede opdrachten gegund aan een MKB-bedrijf, onder gelijkblijvende deelname van MKB-bedrijven. Daarmee is het aantal gegunde opdrachten binnen MKB-bedrijven min of meer gelijk gebleven. Kijkend naar een langjarig perspectief (vanaf 2006) is wel een licht stijgende lijn zichtbaar, maar deze lijkt geen direct causaal verband te hebben met de nieuwe Aanbestedingswet.

MKB-bedrijven dus niet geholpen, hoe nu verder?

Hoewel de Aanbestedingswet nog maar relatief kort van kracht is, kunnen we uit bovenstaande bevindingen concluderen dat met de inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet een mooie stap voorwaarts is gezet, maar dat de beoogde effecten nog uit lijken te blijven. Inmiddels is op basis van het onderzoeksrapport zoals hiervoor besproken, een kamerbrief naar de Tweede Kamer verzonden door minister Kamp. Hierin geeft de minister aan in de loop van 2015 wijzigingen te zullen voorstellen, waarbij hij wil inzetten op ‘het stimuleren van verbetering van de kwaliteit van aanbestedingen’. Hoewel de uitwerking nog op zich laat wachten, zijn er al een aantal proefballonnetjes opgelaten, waaronder:

• het concentreren van aanbestedingskennis in regio’s;
• het stimuleren van samenwerkingsverbanden;
• herpositionering van de afdeling inkoop;
• ondersteuning in de vorm van standaarddocumenten; en
• het delen van expertise in zogenaamde expertisepools.

Meer informatie

Kortom, wordt vervolgd. Wil je intussen meer weten over Europees aanbesteding, over wat er wel- of niet binnen de kaders van de wetgeving mogelijk is, of loopt jouw organisatie binnenkort tegen een Europese aanbesteding aan. Laat het gerust weten, we zijn graag bereid om mee te denken!