Primair, secundair, tactisch en operationeel

Allereerst wordt er een verschil gemaakt tussen zaken die voor het primaire proces worden ingekocht, denk bijvoorbeeld aan goederen en diensten voor de productie of ICT, en zaken die secundair zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld de handdoekjes in de toiletten, potloden of papier. In dienstverlenende organisaties en bij de overheid wordt dit ook vaak facilitaire inkoop genoemd.

Uit bovenstaande afbeelding, naar Van Weele (1984), blijkt goed het verschil tussen tactische en operationele inkoop. Voor operationele inkoop wordt er al een contract met een leverancier geacht te zijn, terwijl tactische inkoop zich vooral bezighoudt met het vinden en contracteren van een geschikte leverancier (of meerdere). In de praktijk kunnen deze twee ook prima in elkaar overlopen, waarbij een specifieke dienst of product van een leverancier na het contracteren ook meteen wordt besteld en geïmplementeerd. Met name in het ICT-domein komt dit veel voor.

Purchasing, supply management, sourcing, buying, procurement

Aangezien het vakgebied van inkoop zijn oorsprong vindt in Engelstalige gebieden, zijn er ook diverse Engelse begrippen die worden gebruikt. Purchasing en supply management worden door elkaar gebruikt en komen overeen met de Nederlandse term inkoop. De Engelse term sourcing, afgeleid van source (bron), sluit goed aan bij de tactische inkoop, waarbij immers ook gezocht wordt naar de beste bron voor het vervullen van de behoefte die er leeft. Buying heeft eigenlijk geen sluitende Nederlandse vertaling, maar wordt in de praktijk vaak gebruikt voor de meer commerciële stappen in het inkoopproces, vanaf het contracteren (soms selecteren). Daarmee gaat buying dus niet over het specificeren (en selecteren), waardoor de invloed op kwaliteit en prijsniveau over het algemeen minder is. Procurement, tenslotte, is de meest uitgebreide definitie en begint eigenlijk al met het vaststellen van de behoefte aan klantzijde en loopt door tot de afhandeling van activiteiten als ontvangst, voorraadbeheer, transportdocumenten en warehousemanagement.

itmgr: specialist in sourcing-vraagstukken

Al geruime tijd houden we ons veelvuldig bezig met sourcing-vraagstukken binnen het ICT-domein. Door de vele inkoopprojecten die we hebben mogen uitvoeren, hebben we een goed overzicht van aspecten die belangrijk zijn binnen tactische inkoop en waar we vaak meerwaarde kunnen leveren aan opdrachtgevers. Denk bijvoorbeeld aan:

• Beoordelen inkoopvolume: analyseren wat er periodiek wordt ingekocht, bij welke leveranciers, tegen welke prijsniveaus en met welke aanvullende condities.
• Beoordelen leveringsbronnen: wie levert wat, niet alleen met betrekking tot externe toeleveranciers, maar mogelijk ook wat er van binnen de organisatie komt.
• Ontwikkelen strategie: hoe tot een situatie te komen waarin de leveringen op continue basis te garanderen zijn, tegen minimale kosten en risico’s.
• Identificeren en selecteren: wat zijn de meest geschikte partijen om te voldoen aan de behoefte die er binnen de organisatie leeft en hoe krijgen we die aan boord.
• Contracteren: het vastleggen van de gemaakte afspraken, niet alleen over prijs, maar ook informatieveiligheid, kwaliteit, servicelevels, etc. Daarnaast zorgen dat de contracten ook binnen de organisatie geïmplementeerd worden op de juiste manier.
• Up-to-date houden: relevante en juiste kennis over markten, leveranciers, oplossingen en leveranciersprestaties.

Wil jij meer weten over inkoop of hoe we jouw organisatie een volgende stap kunnen laten zetten naar inkoopvolwassenheid? Schroom niet om contact op te nemen.

Binnenkort een antwoord op de vraag wat nou precies het verschil is tussen het inkoopproces en de inkoopfunctie.

Leveranciersmanagement

In de afgelopen jaren zagen we al een verschuiving waarbij bedrijven steeds meer, waaronder veel ICT-diensten, door externe leveranciers laten vervullen in plaats van dit zelf te doen. Hierdoor verschuift de focus binnen organisaties naar het voeren van regie over deze externe leveranciers, het begrip leveranciersmanagement wordt steeds belangrijker. Als één ding zeker is in externe leveranciersrelaties, is dat er veel onzeker is. Prijzen schommelen, dienstverlening wordt ingeperkt of uitgebreider, risico’s veranderen, processen veranderen en ook prestaties wisselen. Kortom, het is belangrijk om de leverancier (en de relatie) zo goed mogelijk te managen en zoveel als mogelijk uit het contract te halen.

Alles begint daarbij natuurlijk met inzicht: welke leveranciers zijn er, hoeveel bestellen we hier, voor welk percentage van de totale spend zijn zij verantwoordelijk? Vervolgens kunnen ze gecategoriseerd worden, niet alleen om te kijken hoe belangrijk deze leverancier voor ons is, maar ook andersom. Hiervoor zijn ruim voldoende modellen beschikbaar (denk aan Kraljic of Dupont). Om tot leveranciersmanagement te komen, komt het vervolgens aan op (1) het optimaliseren (of in geval van nieuwe contracten, het aangaan) van contracten. Belangrijk hierbij is het specificeren van wat minimaal nodig is en welke resultaten bereikt moeten worden. (2) Deze contracten zullen vervolgens gemeten dienen te worden, in termen van key performance indicators. (3) De juiste mensen dienen betrokken te worden bij het proces, hoe gaat communicatie verlopen, welke escalaties niveau’s zijn er, etc. (4) Het proces kan nu geïmplementeerd worden, het contract getekend (of opnieuw getekend) de leveringen kan starten (of hervat worden),

Optimaliseren van processen

Uiteraard zijn er tal van manieren om processen te verbeteren. Over het algemeen zijn organisaties prima in staat om zelf het laaghangend fruit te plukken en een aantal structurele verbeteringen door te voeren. Met name door initiatieven als de ideeënbus, creatieve bedrijfsuitjes, brainstorms, klantenfeedback of denktanks. Echter, de echte kracht van procesoptimalisatie zit in het continue verbeteren van processen, in plaats van het eenmalig plukken van dat laaghangende fruit.

Wie over continu verbeteren nadenkt, komt al snel in de wereld van Kaizen, Toyota, Lean en Six Sigma. Grote gemene deler van al deze kaders is het feit dat er altijd ruimte is voor verbetering. Maar hoe kunnen we deze kaders laten versmelten met het DNA van de organisatie? Het antwoord is nog niet gemakkelijk, maar duidelijk is dat de eerste stappen gezet moeten worden bij het kennismaken met het gedachtegoed. Organiseer dus een Kaizen-dag, een demodag met bouwsteentjes, een Leancursus of iets soortgelijks. Zorg ervoor dat medewerkers bekend worden met het gedachtegoed en gestimuleerd worden om dit gedachtegoed te omarmen en actief deel te nemen.

Alignment tussen inkoop en de business en strategie

Inkoop kan nog zo goed haar best doen, maar als de bedrijfsdoelstellingen en strategische doelen niet helder zijn, kan er nooit sprake zijn van optimaal toegevoegde waarde. Uiteraard start het met de strategische doelen van de organisatie en kunnen deze vervolgens worden vertaald naar de inkooporganisatie. Ook hier geldt dat er verschillende wegen zijn om naar Rome te komen, waarvan er eentje de OGSM-methode (objective, goals, strategies, measures) is. Centraal hierbij staat de vastgestelde meerjaren-strategie van de organisatie. Deze kan vervolgens vertaald worden naar jaarplannen voor de onderliggende organisatieonderdelen. Hierdoor draagt elk organisatieonderdeel, met het behalen van haar specifieke doelstellingen, automatisch bij aan de meerjaren-strategie. De methode is even simpel als doeltreffend:

• Maak gebruik van (of bepaal) de Objective, de strategische doelstellingen voor de komende drie tot vijf jaar.
• Maak de Objective meetbaar door een aantal Goals op te stellen.
• Bepaal hoe de Goals gehaald kunnen worden, door per Goal een Strategie op te stellen.
• Bedenk een aantal KPI’s die gezamenlijk aangeven in hoeverre de Strategie gehaald zal worden.
• Prioriteer: bepaal welke Goals dit jaar gehaald moeten worden en welke volgend jaar aan de beurt komen.

Meer informatie

Uiteraard is dit slechts een beknopte uitwerking van de drie belangrijkste inkooptrends voor 2019. Het gehele onderzoek en de resultaten zijn terug te vinden via deze link. Wil je verder praten over jouw inkooporganisatie, of hoe je een van deze onderwerpen moet aanvliegen? Neem dat contact op met Durk Boersma, inkoopadviseur bij itmgr.

Een nieuw alternatief

Tot voor kort was er geen geschikt alternatief voor Apple’s eigen iWorks suite voor iPads. Sinds kort kunnen ook iPad-bezitters gebruik maken van de goed ingeburgerde Office-suite van Microsoft. De apps kunnen allemaal los van elkaar worden gedownload (Word, Excel, PowerPoint) en komen in twee verschillende versies. De eerste is ‘alleen-lezen’, waarmee iPad-gebruikers de app gratis kunnen downloaden en alleen documenten kunnen inzien. Wanneer gebruikers ook documenten willen kunnen wijzigen, is de betaalde versie nodig, welke €99 of €152 per jaar kosten.

Het verschil in de prijs is een gevolg van het feit dat een Office365 account nodig is voor het gebruik van de apps. Dit account kost €99 voor thuisgebruikers en €152 voor klein-zakelijke en MKB-gebruikers. De crux zit echter in de manier van aanschaffen, hetgeen namelijk op twee manieren werkt. De eerste manier is vanuit het Office365 account, waarbij de prijs gelijk blijft. Maar, wanneer vanuit de gratis versie van Office een in-app aankoop wordt gedaan, zal dat account automatisch worden overgezet naar een Office365 account voor thuisgebruikers, ongeacht de reden waarvoor de gebruiker aanvankelijk de app(s) heeft aangeschaft en waarvoor hij deze wil gebruiken.

Complicaties

Dit laatste kan vervolgens tot grote verrassingen leiden omdat op deze manier onbedoeld abonnementen op Office365 kunnen worden aangegaan zonder dat de gebruiker zich dat op dat moment goed realiseert. De consumenten-licentie staat het namelijk niet toe om de apps te koppelen aan bedrijfssystemen. Wanneer medewerkers toch hun iPad gaan gebruiken om bedrijfsinformatie te bewerken middels de Office-Apps, handelen zij in strijd met hetgeen bepaald in de licentieovereenkomst van Microsoft. Gevolg van dit alles kan aan het licht komen wanneer Microsoft op bezoek komt voor de periodieke software-audit, met alle (financiële) gevolgen van dien. De aanbevolen manier om uw medewerkers gebruik te laten maken van Office op hun iPad, is het aanschaffen van een bedrijfsabonnement van Office365 voor de medewerkers die dit willen. Dit kan hoge kosten achteraf voorkomen!

Meer informatie

Meer informatie over het op de juiste manier inzetten van Office 365 licenties of het invoeren van een goed BYOD beleid. We helpen graag een handje mee!