In het begin van de twintigste eeuw bleven gloeilampen gemiddeld 2500 uur branden, met als uitzondering op de regel een gloeilamp in een brandweerkazerne in Livermore (VS) die al 105 jaar achtereen brandt. Vandaag de dag is de gemiddelde brandduur van een lamp nog maar 1000 uur. Er wordt gezegd dat er rond 1924 een geheim kartel werd gevormd, met als doel om de levensduur van een gloeilamp terug te brengen naar 1000 uur. Immers, als alle lampen 105 jaar zouden branden, zouden er maar weinig nieuw lampen verkocht worden. De conclusie van Rau: “bedrijven maken producten die moedwillig stuk gaan. Nieuw is eigenlijk nog net niet stuk.” In de ICT herkennen we dit fenomeen ook, kijk bijvoorbeeld naar de geruchtenstroom rondom Apple en batterijduur van de iPhones na iOS-updates.

Mijn interesse wordt nog groter wanneer Rau begint te vertellen over een architectuurklus bij een grote luchthaven, waarbij hij zich onder andere bezig heeft gehouden met de verlichting. Voor deze verlichting gaat hij in gesprek met een grote lampenfabrikant, waarbij hij zegt: “ik wil licht van jullie kopen”. De lampenfabrikant gaat erover nadenken, en komt met de volgende oplossing: als de verlichting 15 jaar mee moet gaan, en de gemiddelde lamp gaat 6 jaar mee, dan moet je 2,5 lamp per armatuur kopen. Met name die halve lamp is minder handig, dus de lampenfabrikant wordt met huiswerk teruggestuurd. Uiteindelijk komen ze terug met een lamp die wel 15 jaar mee gaat. Met andere woorden, wanneer de consequenties van het product niet meer bij de klant maar bij de leverancier liggen, wordt er ineens anders (wellicht zelfs beter) over nagedacht.

Maar Rau maakt het nog mooier: “Ik heb laatst gehoord dat je stroom nodig hebt om licht te maken. Voor mijn part maak je een lamp die op witte wijn of rode wijn loopt, maar stel dat je stroom nodig hebt om licht te leveren, de rekening is voor jou en niet voor mij.” De leverancier moet zijn gehele verdienmodel en prijsmodel omgooien, maar komt uit eindelijk met een oplossing. In feite koopt Rau hiermee voor de luchthaven licht ‘as-a-service’, een begrip dat we in de ICT maar al te goed kennen.

Een tweede, ook weer mooi aansluitend voorbeeld komt uit de verbouwing van het hoofdkantoor van een nutsbedrijf. Door hergebruik van bestaande panden is Rau op zoek naar een leverancier voor een stalen dakconstructie. De opdracht voor de levering van de stalen dakconstructie wordt vervolgens Europees aanbesteed (ook dit kennen we maar al te goed in de ICT). Hier geldt echter dezelfde contradictie, staalproducenten willen juist graag zoveel mogelijk staal verkopen, terwijl het nutsbedrijf liever weinig staal koopt en de kosten laag houdt. Uiteindelijk wordt de oplossing gevonden bij een producent van achtbanen voor kermissen, want die snappen dat minder staal beter is!

Hoewel de bovenstaande verhalen mooie, op zichzelf staande anekdotes lijken, vallen er wel degelijk lessen uit te trekken die we in de ICT kunnen gebruiken:

• Leveranciers hebben producteigenschappen, verkoopstrategie en prijsmodellen op elkaar afgestemd; deze hoeven niet altijd overeen te komen met de belangen van afnemers;
• Door de consequenties van bovenstaande mismatch niet het probleem van de afnemer te laten zijn, maar van de leverancier, wordt er anders (en vaak zelfs beter) over nagedacht;
• Verdienmodellen van leveranciers kunnen soms tegengesteld zijn aan de doelstellingen van een klant; enige vorm van creativiteit bij het vormgeven van de inkoopopdracht is dus noodzakelijk, en komt waarschijnlijk de uiteindelijke samenwerking ten goede!

Wilt u weten welke mogelijkheden er in de ICT zijn om de consequenties van oplossingen bij de leverancier neer te leggen? Of hoe deze op een goede manier te contracteren zijn? Of bent u benieuwd naar hoe creativiteit toegevoegd kan worden aan een naar zijn aard rechtlijnige Europese Aanbesteding? Wij zijn graag bereid om mee te denken, een afspraak voor een kop koffie met Durk Boersma is snel gemaakt!

Eindgebruikers

Laten we eerlijk zijn, de meeste eindgebruikers zullen een eventuele upgrade naar Windows 10 op de standaard manier uitvoeren (next, next, next, finish). In een organisatie waar medewerkers hun eigen apparatuur mee mogen nemen naar de werkvloer (BYOD), kan dit nogal verstrekkende gevolgen hebben. Want niet alleen het besturingssysteem is drastisch vernieuwd, Microsoft introduceerde een week na de lancering van Windows 10 ook de nieuwe ‘terms and policies’. Het resultaat is een 45 pagina’s tellend document waarin Microsoft zich ongeveer ieder recht toekent om data van en over Windows 10 gebruikers te gebruiken voor meer toegespitste reclame of om door te verkopen aan derden, waarop hooguit een opt-out mogelijk is. En zoals gezegd: veel gebruikers zullen geen gebruik maken van een opt-out. Een greep uit de ‘standaard’-instellingen die (mogelijk) impact heeft op de informatiebeveiliging van bedrijfsnetwerken waarop computers met de gratis versie van Windows 10 worden gebruikt:

• Iedere gebruiker krijgt een unieke ‘advertising ID’. Daarmee wordt informatie van gebruikers (tot op de persoon herleidbaar) beschikbaar voor Microsoft, app ontwikkelaars en adverteerders.
• Van gebruikers die inloggen met een Microsoft-account worden allerhande instellingen gedeeld met Microsoft. Denk bijvoorbeeld aan browsergeschiedenis, favorieten, openstaande websites en gebruikersnaam/wachtwoord-combinaties voor apps, websites, mobiele hotspots en wifi-netwerken.
• Om gebruik te kunnen maken van de nieuwe persoonlijke assistent, Cortana (het antwoord van Microsoft op Siri van Apple), worden nog een aantal aanvullende zaken door Microsoft verzameld: locatiegegevens, data uit de agenda, de apps die gebruikt worden, data uit e-mails en tekstberichten, telefoongesprekken, adresboek en frequentie van contact.
• Als klap op de vuurpijl waarschuwt Microsoft zelf voor het feit dat ze ook ‘speech data’ analyseren. Met andere woorden, vertaald vanuit de terms, “we analyseren spraakgegevens, maar ook namen en bijnamen, recente agenda-afspraken, namen van mensen met wie die afspraken zijn en informatie over jouw contacten, inclusief namen en bijnamen”.
• Wanneer het apparaat gebruik maakt van encryptie (versleuteling), zal Windows 10 automatisch de schijf waarop het besturingssysteem staat versleutelen en een herstelsleutel aanmaken. Deze wordt automatisch opgeslagen in het OneDrive-account van de gebruiker.

Maar er is hoop…

Gelukkig zijn de standaardinstellingen na de standaardinstallatie te wijzigen, of kunnen gebruikers kiezen voor een installatie waarbij ze zelf opties kunnen aan en uit zetten. Verschillende artikelen op internet, waaronder bij ArsTechnica en de Consumentenbond, geven goede uitleg hoe bepaalde opties te herstellen of deactiveren zijn. Voor de gemiddelde consument zullen de gevolgen van een Windows 10 upgrade wellicht nog te overzien zijn, zeker met behulp van een aantal goede artikelen op internet. Maar wat gebeurt er als uw medewerkers met hun geüpgradede Windows 10 apparaten de organisatie binnenkomen? Allerhande gegevens die eerst alleen binnen uw organisatie voorhanden waren, liggen nu ineens ook bij Microsoft. Voor sommige van die gegevens is dat wellicht niet erg, voor andere data is dat absoluut niet wenselijk.

Niet te stoppen, maar pas op!

Het was natuurlijk al niet mogelijk om BYOD binnen een organisatie in te voeren zonder goede afspraken, en met de komst van Windows 10 wordt dat niet minder. Probleem is dat de stelling verdedigbaar is dat wenselijke afspraken in de context van Windows 10 bijna zeker niet nageleefd worden door de gebruikers, omdat zij er zich veelal niet van bewust zullen zijn dat Windows 10 zich zo gedraagt, laat staan wat de consequenties daarvan zien. Hoewel een aantal bovengenoemde verschijnselen niet totaal nieuw zijn (Cortana – Siri, OneDrive – iCloud, etc.) vormt het automatisch delen van wachtwoorden van bijvoorbeeld wifi-hotspots en mobiele hotspots een behoorlijk risico. Het wordt zo bijna onmogelijk om een verantwoorde BYOD-praktijk te hebben zonder bijvoorbeeld de betaalde versie van Windows 10 (waar dit soort opties veelal standaard uitstaan) aan medewerkers te geven.

Meer informatie

Meer weten over dit onderwerp of kijken hoe het in uw organisatie past? Neem gerust contact op!

Een nieuw alternatief

Tot voor kort was er geen geschikt alternatief voor Apple’s eigen iWorks suite voor iPads. Sinds kort kunnen ook iPad-bezitters gebruik maken van de goed ingeburgerde Office-suite van Microsoft. De apps kunnen allemaal los van elkaar worden gedownload (Word, Excel, PowerPoint) en komen in twee verschillende versies. De eerste is ‘alleen-lezen’, waarmee iPad-gebruikers de app gratis kunnen downloaden en alleen documenten kunnen inzien. Wanneer gebruikers ook documenten willen kunnen wijzigen, is de betaalde versie nodig, welke €99 of €152 per jaar kosten.

Het verschil in de prijs is een gevolg van het feit dat een Office365 account nodig is voor het gebruik van de apps. Dit account kost €99 voor thuisgebruikers en €152 voor klein-zakelijke en MKB-gebruikers. De crux zit echter in de manier van aanschaffen, hetgeen namelijk op twee manieren werkt. De eerste manier is vanuit het Office365 account, waarbij de prijs gelijk blijft. Maar, wanneer vanuit de gratis versie van Office een in-app aankoop wordt gedaan, zal dat account automatisch worden overgezet naar een Office365 account voor thuisgebruikers, ongeacht de reden waarvoor de gebruiker aanvankelijk de app(s) heeft aangeschaft en waarvoor hij deze wil gebruiken.

Complicaties

Dit laatste kan vervolgens tot grote verrassingen leiden omdat op deze manier onbedoeld abonnementen op Office365 kunnen worden aangegaan zonder dat de gebruiker zich dat op dat moment goed realiseert. De consumenten-licentie staat het namelijk niet toe om de apps te koppelen aan bedrijfssystemen. Wanneer medewerkers toch hun iPad gaan gebruiken om bedrijfsinformatie te bewerken middels de Office-Apps, handelen zij in strijd met hetgeen bepaald in de licentieovereenkomst van Microsoft. Gevolg van dit alles kan aan het licht komen wanneer Microsoft op bezoek komt voor de periodieke software-audit, met alle (financiële) gevolgen van dien. De aanbevolen manier om uw medewerkers gebruik te laten maken van Office op hun iPad, is het aanschaffen van een bedrijfsabonnement van Office365 voor de medewerkers die dit willen. Dit kan hoge kosten achteraf voorkomen!

Meer informatie

Meer informatie over het op de juiste manier inzetten van Office 365 licenties of het invoeren van een goed BYOD beleid. We helpen graag een handje mee!

Voordelen

Het grootste voordeel van het gebruik van zakelijke apps in de facilitaire dienstverlening is het transparanter worden van de dienstverlening. Klanten krijgen beter inzicht in de werkzaamheden die gedaan worden, de tijd die de medewerkers hebben besteed aan bepaalde handelingen, er is minder papierwerk nodig en bedrijfsprocessen kunnen efficiënter worden ingericht. Uiteindelijk kan een hogere klanttevredenheid behaald worden, met aan de andere kant toch een potentiele kostenbesparing voor u als werkgever. Daarnaast kunnen uw medewerkers op een meer zelfstandige manier aan de slag en kunnen ze meer taken uitvoeren in minder tijd.

Maar hoe dan?

Om succesvol met zakelijke apps te gaan werken, waardoor de bovenstaande voordelen behaald kunnen worden, zullen een aantal technische en organisatorische randvoorwaarden vervuld moeten worden. In dat soort gevallen komt de specialistische kennis van itmgr goed van pas. Mitopics houdt zich vanuit strikt onafhankelijke basis bezig met innovatieve IT-vernieuwingstrajecten, waardoor wij bij
uitstek in staat zijn om eisen en wensen vast te leggen, randvoorwaarden helder te krijgen en te zorgen voor een oplossing die ook echt past bij uw organisatie. Daarnaast houden onze juristen zich bezig met het opstellen en onderhandelen van IT-contracten, waardoor u een overeenkomst aangaat die past bij uw doelstellingen en garanties geeft over het resultaat. Tot slot kunnen de adviseurs van itmgr worden ingezet om de selectie en implementatie van uw zakelijke apps van begin tot einde te ondersteunen, vanuit een variërende rol: van ad-hoc troubleshooter tot totaalregisseur.

Meer informatie

Neem voor meer informatie over bedrijfsapps, apps voor de facilitaire dienstverlening of overige mobiliteitsvraagstukken, contact op met itmgr. Of download de PDF-versie van deze visienota, met interessante voorbeelden uit de praktijk.

Consumentenmarkt apps verzadigd

Met ruim een miljoen applicaties in zowel de Apple App Store als de Google Play Store, lijkt het erop dat de applicatiemarkt voor consumenten langzaamaan verzadigt. Onderzoek van Appcelerator, een ontwikkelplatform voor mobiele applicaties, bevestigt dit beeld. Het onderzoek wijst tevens uit dat meer en meer ontwikkelaars zich gaan richten op bedrijfsapplicaties. Uit cijfers die Appcelerator in Forbes heeft gepubliceerd, blijkt dat 43% van de ontwikkelaars die aangesloten is bij Appcelerator, op dit moment bezig is met het ontwikkelen van applicaties voor bedrijven en hun medewerkers. Daarnaast blijkt uit hetzelfde onderzoek een stijging in de vraag naar mobiele bedrijfsapplicaties van ruim 60% in het eerste halfjaar van 2013. Het is te simpel om te concluderen dat de marktwerking haar werk doet, want is het aanbod van ontwikkelaars wel waar bedrijven naar vragen?

Eenvoudige enterprise apps

Vooralsnog lijken de ontwikkelaars vooral de eenvoudigere apps te ontwikkelen voor bedrijven. Bijvoorbeeld een cafetaria-app om te tonen welke producten vandaag in de kantine gekocht kunnen worden, portalen om klantinformatie op te zoeken en apps om uitgaven en declaraties mee te managen. Zitten bedrijven hier op te wachten? Volgens onderzoek van Frost & Sullivan proberen Noord-Amerikaanse bedrijven enterprise apps in te zetten om de productie van hun medewerkers te vergroten. De vijf populairste categorieën zijn: 1) E-mailapplicaties; 2) applicaties die verbonden zijn met interne databases ; 3) losstaande applicaties voor zakelijk berichtenverkeer (corporate messaging); 4) mobiele sales force applicaties; en op 5) werknemer-naar-werknemer social media apps. Dit duidt er op dat kleine ondernemingen en zelfstandige ontwikkelaars niet alle apps kunnen ontwikkelen waar bedrijven naar vragen. Voor deze apps hebben de grotere toeleveranciers vaak een passende oplossing.

Complexe enterprise apps van grote softwareleveranciers

Voor de complexere apps waar grotere informatiestromen doorgaan (zoals salesforce applicaties en apps op andere interne databases) zijn organisaties veelal afhankelijk van derden. Meestal levert een bestaande leverancier (SAP, HP, etc.) een mobiele app die compatibel is met zijn softwarepakket. Het voordeel hiervan is dat de leverancier in staat is om de app te optimaliseren en aan te passen aan de wensen van haar klanten, simpelweg door de kennisvoorsprong. Aan de andere kant zal de leverancier alleen apps ontwikkelen waarvan ze zeker weet dat ze in grote getalen worden afgenomen.

Rol eigen IT-afdeling

Hoe zit het met de eigen IT-afdeling? Vooral grotere bedrijven hebben de resources om enterprise apps zelf te ontwikkelen. Volgens Intel heeft 26% van de bedrijven die deelnam aan hun onderzoek een eigen app ontwikkelt. Gevoelsmatig komt één type app in aanmerking om door de eigen IT-afdeling ontwikkelt te worden: apps die specifieke bedrijfskennis bevatten. De eigen IT-afdeling wordt geacht dichterbij de business te staan en lijkt daarom geschikt om apps te ontwikkelen die specifieke business kennis bevat die niet gemakkelijk met derden wordt gedeeld. Andere apps laten ontwikkelen door de eigen IT-afdeling lijkt een onlogische keuze. Het ontwikkelen van goede apps vereist specifieke kennis die door in-house ontwikkelaars niet continu wordt toegepast. Daarnaast zijn er apps voor talloze bedrijfstoepassingen off-the-shelf beschikbaar, die aangepast kunnen worden aan de bedrijfshuisstijl. Deze apps zijn vaak goedkoper dan de kosten die geïnvesteerd dienen te worden als de organisatie zelf een dergelijke app gaat ontwikkelen.

Inhuren of uitbesteden

Met de inbreng van zelfstandig ondernemers, kleinere softwarebedrijven en toeleveranciers gaat het aantal apps voor de zakelijke markt de komende periode flink toenemen. Deze partijen lijken in staat om aan de vraag van bedrijven te kunnen voldoen. Dit indiceert dat de eigen IT-afdeling minder snel aan de slag gaat met de ontwikkeling van enterprise apps, maar toch zijn er gevallen denkbaar waarin de ontwikkeling van een app in-house plaats vindt. Bedrijven zullen in hun mobiele strategie scherp moeten hebben welke apps door welke aanbieders ontwikkelt dienen te worden!

Meer informatie

Bent u al voorbereid op de opkomst van mobiele applicaties? Weten hoe ten volste kunt profiteren van deze ontwikkelingen? Neem per email contact op met Durk Boersma.

Waarom zo aantrekkelijk?

Het aantrekkelijke van BYOD is dat u er niet over na hoeft te denken of dat iets voor uw organisatie is om te doen: hoogstwaarschijnlijk gebeurt het al! Dat maakt wel dat het verstandig is wat basisspelregels af te spreken over het gebruik, bijvoorbeeld welke informatie wel en niet op deze devices mag, over de beveiliging van deze persoonlijke devices, en zoals bij elk ander bedrijfsmiddel dat deels privé en deels zakelijk wordt gebruikt, over de juridische en fiscale gevolgen hiervan . Ook kunt u middels policies in uw IT-omgeving de mogelijkheden deels instellen, ook om ongewenst gebruik te voorkomen. Als u niets geregeld hebt, is het lastiger om iemand aan te spreken als bedrijfsgegevens in verkeerde handen terecht komen. Op dit moment zijn we voor meerdere organisaties bezig dergelijke afspraken op te stellen. Bovenstaande betekent duidelijkheid scheppen door reguleren / inkaderen van spontaan gebruik van persoonlijke devices. Maar wellicht overweegt u – aangespoord door enthousiastelingen in uw organisatie- om het gebruik actief te stimuleren en te ondersteunen.

Enkele tips & tricks

Besteed dan ook aandacht aan de valkuilen, waarvan we enkele hoofdthema’s met simpele voorbeelden noemen:

• Beveiliging en het afdwingen ervan. Voorbeeld: bij verlies van een zakelijk device, kan dit vaak op afstand volledig gewist (gewiped) worden. Is dit ook mogelijk met de persoonlijke devices van uw medewerkers en geven ze u hiervoor op voorhand toestemming (ook als er allerlei persoonlijke gegevens op staan)?
  Arboregels en de controle erop. Voorbeeld: als een medewerker thuis of elders op zijn of haar iPad zakelijke dingen doet, voldoet die werkplek dan aan de arboregels (zittend in de bank)? En kunt u dat als werkgever controleren?
• Fiscaal regime: heeft u al gekeken naar de regels voor het (deels) vergoeden van dergelijke devices en realiseert u zich dat – al is het maar door de BTW die zakelijk wel, maar privé niet aftrekbaar is – in principe BYOD per definitie in beginsel altijd aanzienlijk duurder is?
• Arbeidsvoorwaarden: vergoedingen en uw policy m.b.t. BYOD raken de arbeidsvoorwaarden, dus bekijk en behandel ze ook vanuit dat perspectief.
• Support: als iemand zijn eigen device voor zakelijke doeleinden gebruikt, wordt ook support bij defect, diefstal etc. van belang. Welke eisen stelt u op dat punt aan uw medewerkers en hoe goed werken die bij problemen bij een device?

Meer informatie

Wil je meer weten over de valkuilen die je tegen gaat komen bij het implementeren van een solide BYOD-beleid? Of eens sparren over de voor- en nadelen van de invoering hiervan? Neem gerust contact op!