Een veelgebruikte en vermoedelijk gemakkelijke definitie voor inkoop is “alles waar een externe factuur tegenover staat”. In de dagelijkse praktijk is inkoop echter veel complexer, komen er diverse begrippen bij kijken en hangt er nogal wat van af. In een reeks blogs gaan we dieper in op het inkoopvakgebied. Vandaar dat we het inkoopproces van Van Weele weer eens afstoften, om aan de hand hiervan de begrippen nog eens uit te lichten.
Primair, secundair, tactisch en operationeel
Allereerst wordt er een verschil gemaakt tussen zaken die voor het primaire proces worden ingekocht, denk bijvoorbeeld aan goederen en diensten voor de productie of ICT, en zaken die secundair zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld de handdoekjes in de toiletten, potloden of papier. In dienstverlenende organisaties en bij de overheid wordt dit ook vaak facilitaire inkoop genoemd.
Uit bovenstaande afbeelding, naar Van Weele (1984), blijkt goed het verschil tussen tactische en operationele inkoop. Voor operationele inkoop wordt er al een contract met een leverancier geacht te zijn, terwijl tactische inkoop zich vooral bezighoudt met het vinden en contracteren van een geschikte leverancier (of meerdere). In de praktijk kunnen deze twee ook prima in elkaar overlopen, waarbij een specifieke dienst of product van een leverancier na het contracteren ook meteen wordt besteld en geïmplementeerd. Met name in het ICT-domein komt dit veel voor.
Purchasing, supply management, sourcing, buying, procurement
Aangezien het vakgebied van inkoop zijn oorsprong vindt in Engelstalige gebieden, zijn er ook diverse Engelse begrippen die worden gebruikt. Purchasing en supply management worden door elkaar gebruikt en komen overeen met de Nederlandse term inkoop. De Engelse term sourcing, afgeleid van source (bron), sluit goed aan bij de tactische inkoop, waarbij immers ook gezocht wordt naar de beste bron voor het vervullen van de behoefte die er leeft. Buying heeft eigenlijk geen sluitende Nederlandse vertaling, maar wordt in de praktijk vaak gebruikt voor de meer commerciële stappen in het inkoopproces, vanaf het contracteren (soms selecteren). Daarmee gaat buying dus niet over het specificeren (en selecteren), waardoor de invloed op kwaliteit en prijsniveau over het algemeen minder is. Procurement, tenslotte, is de meest uitgebreide definitie en begint eigenlijk al met het vaststellen van de behoefte aan klantzijde en loopt door tot de afhandeling van activiteiten als ontvangst, voorraadbeheer, transportdocumenten en warehousemanagement.
itmgr: specialist in sourcing-vraagstukken
Al geruime tijd houden we ons veelvuldig bezig met sourcing-vraagstukken binnen het ICT-domein. Door de vele inkoopprojecten die we hebben mogen uitvoeren, hebben we een goed overzicht van aspecten die belangrijk zijn binnen tactische inkoop en waar we vaak meerwaarde kunnen leveren aan opdrachtgevers. Denk bijvoorbeeld aan:
- Beoordelen inkoopvolume: analyseren wat er periodiek wordt ingekocht, bij welke leveranciers, tegen welke prijsniveaus en met welke aanvullende condities.
- Beoordelen leveringsbronnen: wie levert wat, niet alleen met betrekking tot externe toeleveranciers, maar mogelijk ook wat er van binnen de organisatie komt.
- Ontwikkelen strategie: hoe tot een situatie te komen waarin de leveringen op continue basis te garanderen zijn, tegen minimale kosten en risico’s.
- Identificeren en selecteren: wat zijn de meest geschikte partijen om te voldoen aan de behoefte die er binnen de organisatie leeft en hoe krijgen we die aan boord.
- Contracteren: het vastleggen van de gemaakte afspraken, niet alleen over prijs, maar ook informatieveiligheid, kwaliteit, servicelevels, etc. Daarnaast zorgen dat de contracten ook binnen de organisatie geïmplementeerd worden op de juiste manier.
- Up-to-date houden: relevante en juiste kennis over markten, leveranciers, oplossingen en leveranciersprestaties.
Wil jij meer weten over inkoop of hoe we jouw organisatie een volgende stap kunnen laten zetten naar inkoopvolwassenheid? Schroom niet om contact op te nemen.
Binnenkort een antwoord op de vraag wat nou precies het verschil is tussen het inkoopproces en de inkoopfunctie.
