Recentelijk publiceerde Pianoo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, een aardige infographic waarin vijf mythes rondom Europees aanbesteden worden ontkracht. In mijn vorige blog ging ik al dieper in op het verkennen van de markt. Dit keer bespreek ik mythe 2, welke toeziet op het contact met de huidige leverancier.
Ssstttt, niet meer praten!
De mythe die deze keer centraal staat, luidt als volgt: “Als ik een aanbesteding uitschrijf dan mag ik niet meer met mijn huidige leverancier aan tafel om over het lopende contract te praten.” Het ligt er wat mij betreft dik bovenop dat het hier een mythe betreft, hoe zouden we immers over de lopende contractzaken en de lopende dienstverlening kunnen communiceren.
Maar er schuilt wel degelijk een gevaar achter deze mythe, met name wanneer we kijken naar de uitgangspunten van het Europees aanbesteden: non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. De huidige leverancier heeft vanuit de huidige overeenkomst veel meer kennis over de scope van de opdracht dan de rest van de markt. Hierdoor ontstaat een rimpel in het ‘level-playing field’; de huidige leverancier kan immers vanuit de lopende opdracht kennis hebben die de rest van de markt niet heeft.
Aandachtspunten
Vanuit de eerste drie pijlers van aanbesteden beschrijf ik hieronder per pijler een aantal aandachtspunten en overwegingen.
Non-discriminatie
Alle marktpartijen moeten gelijk behandeld worden en dus van dezelfde informatie uit kunnen gaan en op eenzelfde kennisniveau zitten. Dit vraagt van Aanbestedende diensten dat zij goede aanbestedingsdocumenten opstellen, waarin zoveel mogelijk relevante informatie wordt gedeeld. Hoewel het nooit helemaal zal lukken, moeten de documenten dermate goede informatie geven, dat nieuwe leveranciers ongeveer hetzelfde kennisniveau verkrijgen als de huidige leverancier heeft.
Daarnaast moet er in de aanbestedingsdocumenten worden gewaakt voor discriminerende eisen en wensen, zoals bijvoorbeeld het zwaar laten meewegen van de migratie naar de nieuwe oplossing (bij de bestaande leverancier is een migratie vaak niet nodig), het specificeren richting de oplossing van de huidige leverancier, of het opstellen van een onrealistische planning waardoor de huidige leverancier onwenselijk voordeel heeft.
Gelijke behandeling
Naast gelijke informatie, zullen ook alle partijen gelijk behandeld moeten worden. Dit betekend onder meer dat de huidige leverancier een goed onderscheid zal moeten maken tussen de contacten naar aanleiding van de dagelijkse operatie en de commerciële contacten rondom de aanbesteding. In de praktijk merken we dat dit over het algemeen goed geregeld is, veelal ook doordat het verschillende afdelingen zijn.
Toch is de verleiding vaak groot om tijdens het normale contact ook de aanbestedingsperikelen te bespreken. Wij raden aanbestedende diensten dit ten strengste af, dit is een behoorlijk risico voor onenigheid verderop in het proces. Daarnaast zal de huidige leverancier ook gewoon het formele proces van de aanbesteding moeten volgen, zoals alle marktpartijen dit doen.
Transparantie
Tot slot is transparantie een belangrijk element. Dit zorgt er in de aanbesteding voor dat de aanbestedende dienst helder moet zijn over het huidige contract. Dit betekent niet meteen dat de vuile was naar buiten moet en alle nukken van de huidige overeenkomst aan bod moeten komen, maar het is wel aan te raden om te benoemen wie de huidige leverancier is en welke punten de aanbestedende dienst geleerd heeft uit deze overeenkomst.
Tot slot moet in de beoordeling ook transparant gehandeld worden, de huidige leverancier mag niet bevoordeeld worden in de beoordeling. Zorg er dus als aanbestedende dienst voor dat er een helder beoordelingsprotocol is, dat voor alle partijen gelijk is en waar alle partijen in principe ook gelijk op kunnen scoren. Daarnaast is het van belang dat de criteria die gescoord worden, transparant een eerlijk zijn, dus ook hierin mag de huidige leverancier geen voordeel ondervinden ten opzichte van de overige marktpartijen.
Meer weten?
Wilt u meer weten over het Europees aanbesteden van ICT, sparren over hoe u handen en voeten geeft aan de procedure binnen uw organisatie of meer weten over het opstellen van een transparant, eerlijk en niet-discriminerend Programma van Eisen? U kunt contact opnemen met Durk Boersma, aanbestedingsexpert bij itmgr.
